Separe e distribua de forma mágica todas as páginas do PDF de holerites e contracheques enviados pela contabilidade.
Distribuir holerites é uma tarefa complicada que normalmente envolve muita papelada e um tempo precioso do RH.
Pela Convenia este processo se torna simples, rápido e totalmente online. E o melhor, em minutos todos os colaboradores terão acesso aos seus recibos de pagamento!
Passo a passo:
Passo 1) Acesse o menu Gestão:
Passo 2) Acesse Recibos de pagamento e clique na categoria que gostaria de importar os recibos:
Passo 3) Dentro do card da categoria haverá um botão para adicionar os recibos de pagamento:
Passo 4) Clicando no botão você consegue configurar, o ano, o mês e se você deseja que o sistema considere o nome social do colaborador:
Continuando essa etapa, para distribuição em massa você seleciona a opção: "Automagico":
📌 PONTO IMPORTANTE
- A opção "Automágico" deve ser utilizado para subir um PDF único com todos os holerites dos colaboradores. A Convenia realizará a separação no perfil de cada colaborador.
- O menu Manual deve ser utilizado quando você deseja vincular manualmente o arquivo individual de cada colaborador.
Passo 5) Clique em Escolher arquivo e selecione o arquivo do seu computador:
Passo 6) Verifique a quantidade de colaboradores encontrados:
AVISO IMPORTANTE 🚩
Certifique esses pontos no seu arquivo para que a importação ocorra corretamente:
- É imprescindível que o arquivo esteja no formato PDF texto/editável. Para verificar isso, pressione CTRL + F e busque o nome de um colaborador que você tenha certeza que está nos arquivos. Se a busca não retornar resultados, isso indica que o arquivo está em formato de imagem, o que impossibilitará a distribuição na plataforma.
- É indispensável que os nomes dos colaboradores no arquivo estejam idênticos aos cadastrados na Convenia;
- Cada holerite contém geralmente o mesmo recibo nas partes de cima e de baixo da página e não tem problema, mas é indispensável que em cada página do arquivo contenha apenas o holerite de um colaborador.
Caso algum desses critérios não seja seguido, a Convenia não irá localizar o colaborador.
Passo 7) Clique em Finalizar:
Nessa etapa você poderá realizar as verificações dos arquivos separados no perfil de cada colaborador. Clique no anexo para visualizar o holerite de cada colaborador. Ao abrir a tela de visualização você consegue aumentar o zoom para verificar as informações do recibo:
Passo 8) Feito isso, você pode finalizar seu processo. Clique em Finalizar:
Passo 9) Seu documento estará em Processamento. Aguarde alguns minutos para que a Convenia envie a confirmação:
Passo 10) Ao finalizar, os colaboradores terão um "olhinho" sinalizando se aquele arquivo já foi visualizado ou não, estando vermelho indica que não foi finalizado, ao visualizar o olhinho ficará verde instantaneamente com informações sobre data e hora de visualização:
Você poderá acessar a pasta e clicar em notificar colaboradores para notificá-los que os holerites estão disponíveis na Convenia, e pronto! Está feito! 😎🙌
Se você ainda tiver alguma dúvida sobre este assunto, não hesite em entrar em contato com a nossa equipe de sucesso do cliente através dos nossos canais de atendimento. Estamos sempre disponíveis para oferecer a assistência que você precisa!
Dúvidas se você pode distribuir holerites online? Saiba o que pode e o que não pode aqui!