Veja como é possível inserir os layouts de termos, minutas e contratos eliminando o preenchimento manual de documentos padrão da empresa
Com a Convenia fica muito fácil gerenciar o preenchimento das minutas padrão do seu RH. Quaisquer documentos que precisem ser assinados pelas pessoas colaboradoras na admissão poderão ter o preenchimento automatizado através desta funcionalidade.
Os documentos mais comuns podem ser:
- Contrato de trabalho;
- Contrato de confidencialidade;
- Carta de abertura de conta em banco;
- Contrato de stock-option¹ da empresa.
Para cadastrar a minuta siga o passo a passo abaixo ou assista o vídeo:
Clique em sua foto de perfil ou iniciais do seu nome > Acesse o menu Configurações :
Selecione o menu Termos e Contratos > Clique em Adicionar contrato:
Preencha com o título e o texto da minuta do seu documento. Não se esqueça de utilizar as tags disponíveis para autopreenchimento:
Trabalhando com campos dinâmicos
Toda minuta de documento é preenchida com campos dinâmicos, ou seja, os campos serão substituídos pelos dados da pessoa colaboradora através do autopreenchimento. Alguns exemplos são: nome, cargo, data de admissão e assim por diante.
Com a Convenia estes campos dinâmicos poderão ser inseridos na sua minuta e o preenchimento será automático pelo sistema assim que a pessoa colaboradora preenchê-las na admissão.
Para que os campos sejam automaticamente inseridos na sua minuta, é fundamental que as informações correspondentes estejam devidamente preenchidas na Convenia.
Para utilizar os campos dinâmicos, utilize o guia que está ao lado da área para escrever o texto da sua minuta. Nela, estarão todos os campos disponíveis.
Note que os campos estão descritos entre "*|" e "|*". Este código garante que o sistema leia este campo como dinâmico e não como texto.
Exemplo:
1. Se você quiser colocar na minuta "Nome da pessoa colaboradora admitida em dd/mm/aa" no seu texto deve constar:
*|nome|* *|sobrenome|* admitido em *|data_contratacao|*
2. Se você quiser colocar algo como "Nome da sua empresa contratou o Nome da pessoa colaboradora, nascida em dd/mm/aa"
*|empresa|* contratou *|nome|* *|sobrenome|*, nascido em *|data_nascimento|*
Para quem tem conhecimentos específicos em HTML é possível acessar o código-fonte do documento, e assim realizar configurações avançadas
IMPORTANTE ⚠️
Todas as tags de dependentes contam com um "_X" ao final, exemplo: *|nome_dependente_X|*. Esse "X" deve ser substituído pela numeração do dependente, ficando, por exemplo: *|nome_dependente_1|*. A numeração dos dependentes segue a sequência disponível no perfil do colaborador > Pessoal > Dependentes . Sendo o primeiro de cima para baixo, o dependente 1, e assim por diante.
A minha empresa não encaminha os termos e contratos pela Convenia, como posso utilizar a funcionalidade?
Se a sua empresa possui um fluxo diferente de envio de contratos, fique tranquilo! É possível que você cadastre os termos e contratos já assinados dentro do perfil da pessoa colaboradora. Para isso siga os passos abaixo:
Passo 1) Crie um documento em branco sem a utilização dos campos dinâmicos
Passo 2) Vá ao perfil da pessoa colaboradora e clique em Documentos > Termos e contratos > Adicionar documento:
Passo 3) Adicione o documento cadastrado anteriormente no perfil da pessoa colaboradora e depois clique nos três pontinhos a frente do documento > editar:
Passo 4) Ao clicar em "Editar" o sistema iniciará a aba de edição do documento. Vá em adicionar o Anexo, cadastre o documento já assinado pela pessoa colaboradora e em seguida clique em "Salvar":
Pronto! Seu documento está configurado.
Caso você queira vincular ao perfil das pessoas colaboradoras em massa, veja aqui como fazer. Além disso, é possível duplicar os documentos em outras unidades caso você tenha mais de uma assinatura ativa na Convenia, para saber como, clique aqui.
Legenda:
- Stock-option¹ (são contratos que fornecem o direito de o colaborador comprar ativos de uma empresa por um preço predeterminado. Eles são físicos ou eletrônicos e garantem que o colaborador terá prioridade na negociação com um valor específico e por determinado período.)
Qualquer dúvida estamos à disposição para te ajudar nos nossos canais de atendimento.