Do recrutamento à admissão: entenda como utilizar o módulo de recrutamento e seleção da Convenia

• Novas Inscrições

• Adição Manual de candidatos

• Kanban das etapas

• Movimentação entre etapas

• Desclassificação

• Envio para Admissão

• Ações em Massa

Com isso, você entende o fluxo completo desde a entrada da pessoa candidata até o momento em que ela é enviada para admissão.

A aba Novas Inscrições reúne quem acabou de se candidatar para a vaga.

O que aparece:

Nome, cidade (se informado), data da inscrição, origem (portal, manual, LinkedIn, banco de talentos), currículo, favorito (se aplicável), link para WhatsApp e LinkedIn, avaliação (se houver), indicação de visualizado.

Ações possíveis:

• Abrir perfil: ao abrir o perfil da pessoa candidata, você visualiza todas as informações relacionadas à candidatura: respostas do formulário, avaliações realizadas, e-mails trocados, anotações e o histórico completo do processo seletivo:
  
  

• Mover entre etapas: você pode transferir os candidatos de uma etapa para outra conforme necessário, inclusive para qualquer etapa do funil. Para garantir maior assertividade na seleção, recomendamos seguir sempre a ordem previamente definida no processo seletivo.
  
  

• Envio de e-mails: para conhecer em detalhes como funcionam nossos envios e explorar os modelos de e-mails padrão disponíveis, clique aqui.

• Favoritar: você pode marcar um candidato como favorito, facilitando a identificação e priorização durante o processo seletivo:

  

• Avaliar candidato: você pode registrar avaliações sobre o desempenho da pessoa candidata durante o processo seletivo:
  
  

• Enviar para admissão (apenas de forma individual)

• Visualização: você pode identificar rapidamente se uma candidatura já foi visualizada ou ainda não:
  
  

• Desclassificar

• Ações em massa: é possível desclassificar, mover candidatos entre etapas ou enviar e-mails para vários colaboradores simultaneamente.
  
  

Ordenação:

Você pode ordenar por:

• favoritos

• mais recentes

• mais antigos

• melhor avaliação

• ordem alfabética

É a área ideal para triagem inicial.

Às vezes a pessoa candidata não se inscreve pelo portal, ela envia currículo por e-mail, WhatsApp ou é indicada.  Nesses casos, você pode adicioná-la manualmente ao processo.

Ao clicar no botão “Adicionar manualmente”, você preenche:

• Nome completo

• E-mail

• Telefone

• Etapa onde ela deve entrar

• LinkedIn (opcional)

• Upload de currículo (opcional)
  
  

• O sistema evita duplicidade (avisa se o e-mail já existe na vaga)

• PDF e DOC são aceitos como currículo (em formato editável). Veja como conferir se esta no formato certo aqui

Por padrão, o sistema mantém ativado o botão “Adicionar e Notificar”, que envia um e-mail para a pessoa informando que ela foi cadastrada na vaga.

Você pode optar por não notificar.

Assim que você adiciona, a pessoa:

• entra diretamente na etapa escolhida

• aparece no Kanban

• recebe notificação (se você manteve essa opção ativada)
  
  

O Kanban mostra o fluxo completo da vaga em colunas, como:

• Triagem

• Entrevistas

• Testes

• Oferta

• Desclassificados

• Admissão

Cada coluna mostra quem está naquela fase, facilitando a visualização do andamento.

O que aparece nos cards:

• Nome

• Tempo de inscrição

• Linkedin e/ou WhatsApp

• Favorito (Quantidade)

• Se foi visualizado ou nao

No Kanban, é possível selecionar colaboradores individualmente ou em massa para mover de etapa, desclassificar ou enviar e-mails. Porém, o envio para admissão está disponível apenas para movimentação individual:

 

Pelo menu de ações do card

Botão de ações → Mover para etapa.



Ações em massa: selecione várias pessoas → Mover para etapa.

• só é possível mover para etapas válidas do fluxo

• pessoas desclassificadas não podem ir direto para admissão

• quem está em admissão não pode voltar ao funil sem ação manual

• pessoas em etapas diferentes não podem ser movidas em massa para a mesma etapa

• vagas concluídas bloqueiam movimentos

O que o sistema registra:

• quem moveu

• de qual etapa para qual etapa

• data e horário

Essas informações ficam registradas no histórico da pessoa candidata, podendo ser consultadas ao acessar o perfil e escolher a aba "Histórico".

A desclassificação remove a pessoa do fluxo ativo do processo, enviando-a para a coluna Desclassificados. É possivel desclassificar pessoas nas etapas:

• Lista de Novas Inscrições

• Kanban

• Perfil da pessoa candidata

Ao desclassificar:

• Aparecerá uma tela de confirmação onde voce consegue cancelar a ação ou avançar para concluir.
• Será exibido um formulário para registrar o motivo da desclassificação, permitindo detalhar por que a pessoa está sendo removida do processo:
  
  
• A pessoa candidata sai da etapa atual

• Vai para “Desclassificados”

• Você escolhe enviar ou não uma notificação

• O histórico registra tudo

Notificações:

Você pode escolher entre:

• Desclassificar e notificar: ao selecionar essa opção, será exibido o modelo de e-mail para envio ao candidato:
  
  
  

• Somente desclassificar: caso a opção de notificar o candidato não seja selecionada, basta escolher o motivo da desclassificação sem enviar uma notificação.
  
  

Quando não é possivel desclassificar:

• Vaga concluída

• Pessoa já desclassificada

• Pessoa em admissão

• Acesso restrito (avaliador que não é administrador)

Desclassificação em massa:

Funciona mesmo com pessoas em etapas diferentes.

Pode mover alguém desclassificado de volta?

Sim.
Você pode reativar a pessoa para qualquer etapa, quando necessário.

Quando uma pessoa candidata chega à etapa final do processo seletivo (geralmente Oferta ou equivalente), você pode enviá-la para Admissão, iniciando o fluxo admissional.

Você encontra essa ação em:

• Cartão no Kanban

• Lista de Novas Inscrições (somente para 1 pessoa)

• Perfil da pessoa candidata

A ação fica disponível quando:

• a vaga não está concluída

• a pessoa não está desclassificada

• a pessoa não está em admissão

• a seleção contém apenas 1 pessoa

A ação não aparece ou fica bloqueada quando:

• ❌ vaga concluída

• ❌ a pessoa já está em admissão

• ❌ mais de uma pessoa marcada (não existe admissão em massa)

• ❌ pessoa desclassificada

• ❌ acesso de avaliador (quando nao é administrador)

Assim que você confirma:

• A pessoa é movida automaticamente para a etapa “Em Admissão”

• O histórico registra a ação (quem enviou, data e horário)

• O fluxo seletivo se encerra para aquela pessoa

• Abre-se o fluxo do processo admissional da empresa e o cadastro estará na etapa de "Aguardando preenchimento"

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Caso tenha encontrado alguma dificuldade ou precise de mais esclarecimentos, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de atendimento. Estamos aqui para ajudar!