Após a implantação da Convenia sua contabilidade receberá diversos e-mails e arquivos da nossa plataforma, por isso é importante alinhar com o escritório que processa a sua folha de pagamento os detalhes e os próximos passos.
Tudo isso é bem simples, e inclusive no final desse artigo nós sugerimos um template de e-mail que você pode utilizar para comunicá-los sobre a mudança. Vamos a eles:
1. Primeiro, configure a sua contabilidade na Convenia clicando em Configurações no menu suspenso.
2. Ela passará a receber os eventos da seguinte forma:
- Admissão: Formulário cadastral em PDF e links para fazer o download dos documentos do colaborador por email.
- Desligamento: E-mail com todas as informações necessárias para iniciar o processo de desligamento.
- Aviso de férias: E-mail com todas as informações necessárias para iniciar o processo de férias do colaborador.
- Alterações cadastrais: Toda vez que uma alteração foi feita pelo seu colaborador, você poderá atualizar a contabilidade através de um "click", no perfil do colaborador mesmo. A contabilidade receberá um e-mail com a ficha atualizada.
- Folha de pagamento: A contabilidade receberá um e-mail com o arquivo em .xls que irá detalhar os lançamentos de cada empregado naquele mês.
Contabilidades que utilizam o software Domínio Contábil receberão um arquivo de integração. Para saber mais entre em contato conosco.
3. Alinhe com o escritório a implantação da Convenia. Esse passo é muito importante e para lhe auxiliar, sugerimos o e-mail abaixo:
"Prezado(a) [nome contato contabilidade],
A partir da data xx/xx/xxxx iremos começar a utilizar um sistema de gestão de RH e DP aqui na [nome de sua empresa] chamado Convenia - www.convenia.com.br. Esse não é um sistema que visa substituir os seus serviços, pelo contrário.
Esse sistema têm como objetivo nos ajudar a gerir e automatizar processos internos de RH que envolvam os colaboradores. Ele irá permitir que tenhamos um banco de dados e de documentação atualizados e de fácil acesso, com o histórico detalhado. Também permitirá acessar indicadores e relatórios que são relevantes para a empresa, como turn-over, projeção de custos por funcionário e outras dezenas.
Portanto, a partir de execuções na Convenia, você passará a receber e-mails automáticos com as informações e documentação necessárias para executar do seu lado os processos de DP. Como por exemplo, em uma admissão, você receberá a ficha detalhada e todos os documentos do colaborador em um único e-mail. Isso vale para desligamentos, férias e folha de pagamento.
Se você tiver alguma dúvida, você pode falar com o time da Convenia através do e-mail cliente@convenia.com.br que eles poderão tirar todas as suas dúvidas.
Um abraço, "