Primeiramente é necessário cadastrar o documento no menu de Configurações, veja aqui como cadastrar um novo termo.
Para vincular em massa no perfil dos colaboradores:
Passo 1) Acesse o menu suspenso Configurações
Passo 2) Selecione o menu Documentos e minutas
Passo 3) Localize o documento em questão e clique em Distribuir
Passo 4) Selecione o menu Colaboradores
Passo 5) Selecione os colaboradores que você deseja incluir.
É possível selecionar todos os colaboradores clicando no box superior.
Ponto importante: Essa funcionalidade também permite desvincular o documento do perfil do colaborador. Se você posteriormente desflegar o campo, o documento será excluído do perfil do colaborador.
Passo 6) Para finalizar, clique em Atualizar/Salvar
Pronto! Seu documento foi vinculado no painel Termos e minutas de cada colaborador.