Convenia e Clicksign contrataram um Legal Opinion com um dos maiores escritórios de advocacia do Brasil, Tozzini Freire, para tirar todas as dúvidas sobre a validade jurídica de assinatura em documentos trabalhistas.

Sob o ponto de vista trabalhista, não há previsão legal obrigando a assinatura física de documentos pelas partes (empregado e empresa). Assim, entendemos que a assinatura eletrônica (que se subdivide em assinatura digital pelo certificado ICP-Brasil e outros sistemas eletrônicos) poderá ser utilizada como meio para a formalização de documentos trabalhistas. Entretanto, a utilização de outros sistemas eletrônicos para assinatura dos documentos deve garantir a autoria e integridade das assinaturas, bem como “deve ser admitido como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”.

Com base nas informações do site da Clicksign, entendemos que a plataforma pode ser utilizada para fins de assinatura eletrônica de documentos, tendo em vista que possui mecanismos de autenticação dos signatários, tais como o uso de confirmação por meio de código-token e dados como nome e CPF, bem como algoritmo que visa proteger a integridade dos documentos e log de assinatura com o registro de todo o processo de identificação e autenticação dos signatários dos documentos, o qual funciona como liame entre o documento e os signatários.

Assinatura eletrônica x Assinatura digital: 

Assinatura eletrônica é um gênero (que se vale de qualquer mecanismo de autenticação automatizado, via de regra). Já a assinatura digital (que se utiliza dos certificados digitais ICP-Brasil regulados pela Medida Provisória 2.200-2/2001) é uma de suas espécies. A Lei nº 11.419/06, que regulamenta o processo judicial eletrônico, também trouxe o conceito de assinatura eletrônica como um gênero, do qual uma das espécies é a assinatura digital, que se vale dos certificados ICP-Brasil. Embora a MP acima mencionada tenha estabelecido as regras relacionadas à assinatura digital por meio do certificado ICP-Brasil, a sua utilização não é obrigatória. Nesse sentido, a MP (artigo 10, §2º) estabelece a possibilidade de utilização de outros meios eletrônicos de assinatura, desde que “admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento’’:

“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento’’.

Em caso de eventual questionamento, a plataforma de assinatura eletrônica utilizada deve ser hábil a assegurar e comprovar a autoria e integridade do documento assinado.

Assinatura de contratos de trabalho e outros documentos relacionados:

O artigo 107 do Código Civil estabelece que “a validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir’’. Em outras palavras, a lei dispõe que as partes poderão convencionar sobre qual será o meio adequado de garantir a validade da declaração de vontade, exceto nos casos em que a lei expressamente exigir uma forma especial. Assim, caso as partes concordem que a declaração de vontade será validada por meio da assinatura eletrônica, e a lei não preveja forma específica, a declaração de vontade será considerada válida.
No âmbito das relações trabalhistas, especificamente com relação à assinatura de contrato de trabalho e outros documentos, não há forma prevista em lei. Portanto, a assinatura eletrônica pode ser adotada como procedimento padrão. O empregado pode assinar eletronicamente os documentos relacionados ao seu contrato de trabalho, devendo a empresa assegurar-se a idoneidade do sistema. A empresa deve implantar uma plataforma idônea, que vise garantir a segurança e integridade do documento a ser assinado eletronicamente, de forma a evitar que haja qualquer tipo de fraude, principalmente a partir do momento no qual o empregado assina o documento até o caminho percorrido para chegar ao destinatário. Ainda, a fim de garantir mais segurança ao acesso da plataforma, é importante que esta não permita salvar automaticamente os dados de usuário e senha do empregado. Tal medida pode evitar que o empregado alegue que alguém acessou a plataforma e assinou o documento em seu nome. Assim, é recomendável que a plataforma tenha: (i) mecanismos que demonstrem o consentimento do empregado, como “eu concordo com os termos do documento’’ e posteriormente sua assinatura, (ii) página confirmatória do tipo “você confirma a assinatura deste documento’’, (iii) envio de e-mail confirmando a assinatura do documento, entre outros. Além disso, ressaltamos que empregados menores de 18 anos devem ser assistidos por seu representante legal na assinatura de documentos relacionados ao seu contato de trabalho.

Plataforma Clicksign:

De acordo com o site da Clicksign, para fins de identificação das pessoas que assinaram o documento, a plataforma registra múltiplos pontos de autenticação dos signatários, podendo incluir o endereço de e-mail (confirmado por meio de código-token), telefone celular (confirmado por meio de código-token enviado por SMS ou SMS fonado), endereço de IP, nome e CPF (comparados junto à Receita Federal). Além disso, de forma opcional, a Clicksign também oferece outros fatores de autenticação avançados. Ademais, conforme o site da Clicksign, a plataforma utiliza um algoritmo (hashing – algoritmo SHA-256), o qual protege a integridade dos arquivos, de forma a assegurar que não ocorra algum tipo de alteração no documento assinado eletronicamente. Ainda, todos os documentos assinados por meio da plataforma da Clicksign são carimbados com o certificado digital ICP-Brasil da Clicksign, como forma de comprovar que tal documento provém da referida plataforma.Por fim, quando o documento é assinado, este possui uma página anexa com o histórico completo das assinaturas chamado de “log de assinatura”, no qual é registrado todo o processo de identificação e autenticação dos envolvidos, contendo os nomes, endereço de IP, e-mails, método de autenticação de horários das assinaturas. Tal log de assinatura funciona como liame entre o documento e os signatários, com a finalidade específica de servir como prova juridicamente válida.

Veja aqui como enviar os documentos do Convenia para assinatura do colaborador de forma eletrônica.

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