Como usar o Agente IA da Convenia?

O Agente IA da Convenia é um assistente de RH criado para ajudar colaboradores e administradores a encontrarem respostas sobre benefícios, políticas internas, pagamentos, férias, licenças e outros temas que estiverem em documentos disponíveis para consulta no assistente.

Ele responde com base nas informações disponíveis na plataforma e nos documentos enviados pela empresa.

O agente é explicativo e orientativo. Ele não toma decisões, não altera dados e não executa ações como abrir chamados, mudar benefícios ou atualizar informações cadastrais.

 

O agente pode ser usado por dois perfis principais:

Administradores da Convenia - via plataforma

Podem consultar informações mais detalhadas, validar respostas e enviar documentos que serão usados como fonte pelo agente.

Colaboradores - via whatsapp

Podem tirar dúvidas sobre temas como benefícios, pagamentos, férias, licenças e políticas internas que estejam disponíveis na área de conteúdos do agente.

 

No MVP, a interação acontece principalmente por texto.

Para colaboradores, o canal previsto é o WhatsApp, com respostas mais curtas, simples e diretas.

Para administradores, o canal é a Plataforma Convenia, com respostas mais completas e possibilidade de envio de documentos.

 

A partir do upload de arquivos com os temas escolhidos, você pode perguntar sobre temas de RH, por exemplo:

Benefícios

“Quais benefícios eu tenho?”
“Como uso meu plano de saúde?”
“Quando cai meu benefício iFood?”

Férias

“Quantos dias de férias eu tenho?”
“Como é calculado o pagamento das férias?”

Licenças

“Quantos dias de licença maternidade?”
“A empresa tem alguma extensão da licença?”

Dissídio e políticas internas

“Quando é o dissídio?”
“Existe política para troca de plano de saúde?”

 

Não necessariamente.

O agente depende das informações disponíveis na plataforma e dos documentos enviados pela empresa. Quando não encontrar uma fonte confiável, ele deve deixar isso claro.

Exemplo de resposta esperada:

“Não encontrei uma política específica da sua empresa sobre isso nos documentos disponíveis. Recomendo confirmar com o RH para ter certeza.”

Esse comportamento evita respostas inventadas, reduz risco jurídico e aumenta a confiança no uso do agente.

 

Não.

O agente não deve inventar regras, supor políticas inexistentes ou dar aconselhamento jurídico. Se não houver informação confiável, ele deve informar a incerteza e orientar a confirmação com o RH.

 

Não no MVP.

O agente não altera dados, não muda benefícios, não solicita upgrade ou downgrade de plano, não abre chamados e não faz alterações cadastrais.

Ele apenas explica informações e orienta o usuário com base nas fontes disponíveis.

 

O agente usa uma hierarquia de fontes. Sempre que possível, ele deve priorizar:

1. Dados estruturados da plataforma Convenia
2. Documentos enviados pelo RH
3. Conteúdos históricos, como comunicados ou mural
4. Explicações genéricas, apenas quando permitido

Quando a resposta depender de documentos enviados pela empresa, o agente deve indicar isso de forma clara.

 

No MVP, todo documento enviado pelo RH na aba de arquivos será considerado uma fonte válida imediatamente.

Isso significa que o agente poderá usar esse documento para responder perguntas, sem um fluxo prévio de aprovação ou versionamento. Por isso, é importante enviar documentos claros, atualizados e bem organizados.


Limite: 20 arquivos
Peso: 10MB por arquivo

 

Como boas práticas, para o agente responder melhor, os documentos enviados devem seguir algumas boas práticas.

A principal recomendação é criar um documento por tema. Por exemplo:

• Política de Férias
• Política de Benefícios
• Jornada de Trabalho
• Código de Conduta
• Licença Maternidade
• Acordo Coletivo

Evite enviar um único “Manual do Colaborador” com vários temas misturados, porque isso dificulta a identificação correta da informação.

Cada documento deve ter um título claro e seções bem separadas.

Exemplo:

Política de Benefícios

Vale-alimentação

Informar quem tem direito, valor, data de crédito e regras de uso.

Plano de saúde

Informar quem pode aderir, regras para dependentes, contatos e prazos.

Vale-transporte

Informar critérios de elegibilidade, desconto, solicitação e prazos.

Os títulos das seções devem ficar sozinhos em uma linha, com espaço antes e depois. Isso ajuda o agente a entender onde cada assunto começa e termina.

 

Cada parágrafo deve tratar de uma única ideia.

Evite blocos muito longos com várias regras juntas. Quando o texto mistura muitos assuntos no mesmo parágrafo, o agente pode ter mais dificuldade para localizar a resposta correta.

Prefira frases objetivas, com uma informação por vez.

O agente interpreta melhor conteúdo em texto. Tabelas simples podem ser mantidas, mas tabelas complexas devem ser transformadas em texto descritivo.

Por exemplo, em vez de enviar um fluxograma de aprovação de férias, descreva as etapas:

1. O colaborador solicita férias.
2. O gestor avalia a solicitação.
3. O RH valida o saldo disponível.
4. A empresa confirma o período aprovado.

Essa estrutura facilita a leitura pelo agente.

Evite expressões como:

“Conforme mencionado acima”
“Ver tabela anterior”
“Consultar anexo”
“Como explicado na seção 3.2”

Cada trecho precisa fazer sentido sozinho, porque o agente pode usar apenas uma parte específica do documento para responder ao usuário.

Também é importante escrever siglas por extenso na primeira vez em que aparecem. Por exemplo: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

 

Para políticas internas, inclua sempre:

• A quem a política se aplica
• Qual é a regra principal
• Quais são os prazos
• Quais são as exceções
• Quem deve ser procurado em caso de dúvida
• A partir de quando a regra vale

Exemplo:

“Esta política se aplica a todos os colaboradores CLT ativos. A solicitação deve ser feita com pelo menos 30 dias de antecedência. Exceções devem ser avaliadas pelo RH.”

Esse formato ajuda o agente a responder com mais precisão.

 

Para benefícios, é importante informar:

• Nome do benefício
• Quem tem direito
• Valor, quando aplicável
• Data de crédito ou disponibilização
• Como usar
• Canal de atendimento oficial
• Regras para dependentes
• Prazos para adesão, upgrade ou downgrade
• Exceções ou limitações

O agente não deve presumir benefícios que não estejam cadastrados ou documentados.

O agente pode explicar regras gerais, mas não deve fornecer aconselhamento jurídico.

Em temas como férias, licença maternidade ou dissídio, ele deve diferenciar o que é regra legal do que é política interna da empresa.

Quando não houver política interna documentada, ele deve deixar claro que a resposta é limitada às informações disponíveis.

 

Use o agente para tirar dúvidas de RH de forma rápida e orientativa.

Lembre-se:

• O agente responde com base em fontes disponíveis.
• Ele não executa ações nem altera dados.
• Ele não deve inventar regras.
• Quando não souber, deve dizer que não encontrou informação confiável.
• Documentos bem escritos melhoram muito a qualidade das respostas.
• Um documento por tema é melhor do que um manual grande com tudo misturado.
• Textos claros, objetivos e bem separados ajudam o agente a responder melhor.