Assinaturas Convenia: Termos e Contratos

A funcionalidade de Assinaturas da Convenia foi ampliada para permitir o envio, assinatura e gerenciamento de Termos e Contratos diretamente pela plataforma.

Com essa atualização, a empresa pode distribuir documentos para assinatura eletrônica, acompanhar o andamento das assinaturas e armazenar os arquivos no perfil do colaborador.

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Agora será possível:

• Enviar termos e contratos para assinatura;
• Fazer distribuições individuais ou em massa;
• Acompanhar os processos na Gestão de Assinaturas;
• Visualizar documentos assinados no perfil do colaborador;
• Receber notificações e lembretes sobre assinaturas pendentes;

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A área de configurações de assinaturas passa a contar com a categoria:

• Termos e Contratos
  
  
  

As regras já existentes de assinatura continuam funcionando normalmente, incluindo:

• Forma de assinatura do documento
• Prazo limite para assinatura
• Envio de lembretes
• Definição dos responsáveis pela assinatura

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Os documentos podem ser enviados de duas formas:

• Em massa
• Individualmente pelo perfil do colaborador

Em ambos os casos, ao escolher enviar para assinatura, o sistema abrirá a tela padrão de assinatura com as configurações previamente definidas, permitindo ajustes antes do envio.

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A distribuição em massa é feita pela listagem de colaboradores.

Como funciona

1. Selecione os colaboradores desejados
2. Clique na opção de distribuir termos e contratos
3. Escolha um ou mais documentos
4. Defina se os documentos serão enviados para assinatura

As opções disponíveis serão  Sim ou Não. Nenhuma opção virá marcada automaticamente.

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Mesmo selecionando vários documentos ao mesmo tempo, cada documento será criado separadamente na listagem. Não será criado um único registro agrupando vários arquivos.

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Quando o documento NÃO for enviado para assinatura

O sistema exibirá um aviso informando que:

Documentos não enviados para assinatura não ficam visíveis para o colaborador e apenas administradores poderão visualizar esses documentos pela pré-visualização.

Após o aviso, o fluxo seguirá normalmente para confirmação da distribuição.

Quando o documento for enviado para assinatura

Ao escolher o envio para assinatura:

• Será exibida a tela padrão de assinatura
• O sistema criará um anexo no perfil do colaborador com o documento original
• Após a assinatura, o arquivo original será substituído pela versão assinada
  
  

 

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Se algum colaborador selecionado não possuir e-mail profissional cadastrado, o sistema exibirá um aviso de erro.

Nesse caso será possível:

• Voltar e revisar os colaboradores selecionados
• Continuar o processo excluindo automaticamente os colaboradores com erro

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Quando a distribuição ultrapassar o limite definido pelo sistema:

• O processamento será realizado em uma nova guia
• O usuário poderá continuar utilizando a plataforma normalmente
• Uma notificação avisará quando o processo for concluído, com sucesso ou erro

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No perfil do colaborador, a pasta Termos e Contratos seguirá o mesmo padrão visual já utilizado em Recibos de Pagamento e Férias.

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1. Acesse o perfil do colaborador
2. Vá até a pasta Termos e Contratos
3. Selecione um ou mais documentos
4. Escolha se deseja enviar para assinatura
5. Confirme a inclusão

Mensagem exibida após o processo: Documento adicionado com sucesso.

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• Cada documento selecionado cria uma linha separada na listagem;
• Se o documento for enviado para assinatura, o sistema cria um anexo com o arquivo original;
• Após a assinatura, a versão assinada substitui o documento original

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Documentos não enviados para assinatura

Ao escolher não enviar para assinatura, será exibido um aviso informando que:

• O colaborador não conseguirá visualizar o documento
• Apenas administradores poderão acessá-lo pela pré-visualização

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Edição de documentos

Na edição do documento:

• O sistema exibirá a área de anexos mesmo que ainda não exista um arquivo assinado
• Será apresentado um aviso informando que documentos assinados e anexos adicionados depois ficam visíveis para o colaborador

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Enviar documento para assinatura depois

Caso o documento ainda não tenha sido enviado para assinatura, será possível fazer isso posteriormente pela edição do documento ou pelas ações disponíveis na listagem.

O sistema exibirá um aviso informando que apenas o termo vinculado será enviado para assinatura.

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A Gestão de Assinaturas contará com a categoria: Termos e Contratos. Todos os processos enviados para assinatura serão exibidos nessa área.

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• Os documentos serão identificados pelo nome do arquivo
• Serão exibidos os nomes dos dois primeiros colaboradores envolvidos
• Os demais colaboradores aparecerão como “+X”

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• Enquanto a assinatura estiver pendente: Os processos ficarão agrupados pelo nome do documento

• Após a finalização: Um novo registro será criado na Gestão de Assinaturas

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Os mesmos comportamentos já existentes para assinaturas continuarão funcionando:

• Reenvio de assinaturas expiradas
• Cancelamento de processos pendentes
• Envio de lembretes
• Exclusão de processos finalizados

Processos finalizados não poderão ser alterados.

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O colaborador visualizará apenas documentos que:

• Foram enviados para assinatura
• Possuem anexos adicionados pelo administrador

Documentos apenas em pré-visualização não aparecerão para o colaborador.

Empresas com assinatura habilitada terão uma nova opção nas admissões concluídas:Enviar documentos para assinatura.

O botão aparecerá sempre que existirem termos e contratos vinculados ao processo de admissão.

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1. O sistema exibirá uma confirmação com os documentos vinculados
2. Após confirmar, será aberta a tela padrão de assinatura
3. O envio seguirá as configurações já definidas na plataforma

Se o documento já tiver sido enviado anteriormente, o sistema abrirá os detalhes do processo na Gestão de Assinaturas.

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As ações relacionadas aos termos e contratos continuarão aparecendo no histórico do colaborador, incluindo:

• Inclusão de documentos
• Exclusão de documentos
• Inclusão de anexos
• Exclusão de anexos
• Informações sobre assinatura

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O relatório de Gestão de Assinaturas passará a exibir:

• A categoria de Termos e Contratos
• O nome do documento

Isso facilita a identificação dos processos enviados para assinatura.

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Na migração entre unidades:

• Documentos assinados poderão ser migrados
• Processos de assinatura pendentes serão cancelados
• A empresa deverá reenviar os documentos, se necessário

Os documentos migrados aparecerão com o nome:

• Nome do termo (migrado)

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Os processos de assinatura de termos e contratos utilizarão os recursos já existentes de assinatura, incluindo:

• Lembretes
• Aviso de documento assinado
• Documento cancelado
• Documento expirado

Além disso, haverá um novo aviso para:

• Assinaturas prestes a expirar

Esse aviso será enviado um dia antes do vencimento da assinatura.

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As notificações da plataforma também passam a contemplar:

• Novos documentos para assinatura
• Assinaturas em lote
• Assinaturas próximas do vencimento
• Finalização de distribuições em massa

Ao clicar na notificação, o sistema abrirá os detalhes do processo na Gestão de Assinaturas.

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Usuário não pode assinar duas vezes no mesmo processo

O mesmo usuário não pode ser:

• Colaborador do processo
• E signatário administrador ao mesmo tempo

Se isso acontecer, o sistema direcionará o usuário para o fluxo de assinatura personalizada e exibirá um aviso explicativo.

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Exclusão de termos nas configurações

Quando um termo for excluído das configurações:

• Ele continuará aparecendo no perfil do colaborador
• O nome será exibido como:Nome do termo (excluído)

Na edição do documento, o campo ficará bloqueado para edição mantendo essa mesma nomenclatura.A exclusão do termo nas configurações não gera histórico de atualização no perfil do colaborador.

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Versão mobile

Os fluxos de:

• Distribuição em massa
• Adição manual de documentos
• Gestão de Assinaturas

também funcionarão em dispositivos móveis, mantendo os mesmos avisos e etapas existentes na versão para computador.