--- title: "Assinaturas Convenia: Termos e Contratos" description: Veja como funciona a funcionalidade de assinaturas da Convenia para seus termos e contratos --- [Pular para o conteúdo](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/assinaturas-convenia-termos-e-contratos#main-content) ![Logo verde+azul](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/Other/Logo%20verde+azul.png?width=150&height=52&name=Logo%20verde+azul.png) Abrir navegação principal Fechar navegação principal - [Login](https://login.convenia.com.br/) [Login](https://login.convenia.com.br/) Olá! Como podemos ajudar você? - Não há sugestões porque o campo de pesquisa está em branco. 1. [Página inicial](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge?hsLang=pt-br) 2. [Gestão](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/gest%C3%A3o?hsLang=pt-br) 3. [✍🏼 Assinaturas](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/gest%C3%A3o?hsLang=pt-br#assinaturas) # Assinaturas Convenia: Termos e Contratos ![LL](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/LL.png?width=670&height=368&name=LL.png) A funcionalidade de Assinaturas da Convenia foi ampliada para permitir o envio, assinatura e gerenciamento de Termos e Contratos diretamente pela plataforma. Com essa atualização, a empresa pode distribuir documentos para assinatura eletrônica, acompanhar o andamento das assinaturas e armazenar os arquivos no perfil do colaborador. --- **O QUE MUDA COM ESSA ATUALIZAÇÃO?** Agora será possível: - Enviar termos e contratos para assinatura; - Fazer distribuições individuais ou em massa; - Acompanhar os processos na Gestão de Assinaturas; - Visualizar documentos assinados no perfil do colaborador; - Receber notificações e lembretes sobre assinaturas pendentes; --- **CONFIGURAÇÃO DAS ASSINATURAS** A área de configurações de assinaturas passa a contar com a categoria: - **Termos e Contratos ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-01-06-47-7593-PM.png?width=670&height=461&name=image-png-May-27-2026-01-06-47-7593-PM.png)** As regras já existentes de assinatura continuam funcionando normalmente, incluindo: - Forma de assinatura do documento - Prazo limite para assinatura - Envio de lembretes - Definição dos responsáveis pela assinatura --- **COMO DISTRIBUIR TERMOS E CONTRATOS** Os documentos podem ser enviados de duas formas: - Em massa - Individualmente pelo perfil do colaborador Em ambos os casos, ao escolher enviar para assinatura, o sistema abrirá a tela padrão de assinatura com as configurações previamente definidas, permitindo ajustes antes do envio. --- **DISTRIBUIÇÃO EM MASSA** ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-01-09-48-3612-PM.png?width=670&height=379&name=image-png-May-27-2026-01-09-48-3612-PM.png) A distribuição em massa é feita pela listagem de colaboradores. Como funciona 1. Selecione os colaboradores desejados 2. Clique na opção de distribuir termos e contratos 3. Escolha um ou mais documentos 4. Defina se os documentos serão enviados para assinatura As opções disponíveis serão  **Sim** ou **Não.** Nenhuma opção virá marcada automaticamente. --- **IMPORTANTE: SOBRE A SELEÇÃO DE DOCUMENTOS** Mesmo selecionando vários documentos ao mesmo tempo, cada documento será criado separadamente na listagem. Não será criado um único registro agrupando vários arquivos. --- **Quando o documento NÃO for enviado para assinatura** ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-01-09-48-3612-PM.png?width=670&height=379&name=image-png-May-27-2026-01-09-48-3612-PM.png) O sistema exibirá um aviso informando que: Documentos não enviados para assinatura não ficam visíveis para o colaborador e apenas administradores poderão visualizar esses documentos pela pré-visualização. Após o aviso, o fluxo seguirá normalmente para confirmação da distribuição. ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-01-19-22-2166-PM.png?width=587&height=468&name=image-png-May-27-2026-01-19-22-2166-PM.png) **Quando o documento for enviado para assinatura** Ao escolher o envio para assinatura: ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-Jun-09-2026-05-06-37-9555-PM.png?width=718&height=826&name=image-png-Jun-09-2026-05-06-37-9555-PM.png) - Será exibida a tela padrão de assinatura - O sistema criará um anexo no perfil do colaborador com o documento original - Após a assinatura, o arquivo original será substituído pela versão assinada ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-01-23-34-4180-PM.png?width=569&height=518&name=image-png-May-27-2026-01-23-34-4180-PM.png)   --- **COLABORADOR SEM E-MAIL PROFISSIONAL** Se algum colaborador selecionado não possuir e-mail profissional cadastrado, o sistema exibirá um aviso de erro. ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-01-24-45-7801-PM.png?width=653&height=525&name=image-png-May-27-2026-01-24-45-7801-PM.png) Nesse caso será possível: - Voltar e revisar os colaboradores selecionados - Continuar o processo excluindo automaticamente os colaboradores com erro --- **DISTRIBUIÇÃO EM MASSA MUITO GRANDES** Quando a distribuição ultrapassar o limite definido pelo sistema: ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-01-27-25-9700-PM.png?width=670&height=301&name=image-png-May-27-2026-01-27-25-9700-PM.png) - O processamento será realizado em uma nova guia - O usuário poderá continuar utilizando a plataforma normalmente - Uma notificação avisará quando o processo for concluído, com sucesso ou erro --- **AÇÃO INDIVIDUAL PELO PERFIL DO COLABORADOR** No perfil do colaborador, a pasta **Termos e Contratos** seguirá o mesmo padrão visual já utilizado em Recibos de Pagamento e Férias. ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-01-29-09-3149-PM.png?width=670&height=283&name=image-png-May-27-2026-01-29-09-3149-PM.png) --- **COMO ADICIONAR UM TERMO E CONTRATO NO PERFIL DO COLABORADOR** 1. Acesse o perfil do colaborador 2. Vá até a pasta **Termos e Contratos** 3. Selecione um ou mais documentos 4. Escolha se deseja enviar para assinatura 5. Confirme a inclusão Mensagem exibida após o processo: **Documento adicionado com sucesso.** --- **PONTOS IMPORTANTES ⚠️** - Cada documento selecionado cria uma linha separada na listagem; - Se o documento for enviado para assinatura, o sistema cria um anexo com o arquivo original; - Após a assinatura, a versão assinada substitui o documento original --- **Documentos não enviados para assinatura** Ao escolher não enviar para assinatura, será exibido um aviso informando que: - O colaborador não conseguirá visualizar o documento - Apenas administradores poderão acessá-lo pela pré-visualização --- **Edição de documentos** Na edição do documento: - O sistema exibirá a área de anexos mesmo que ainda não exista um arquivo assinado - Será apresentado um aviso informando que documentos assinados e anexos adicionados depois ficam visíveis para o colaborador --- **Enviar documento para assinatura depois** Caso o documento ainda não tenha sido enviado para assinatura, será possível fazer isso posteriormente pela edição do documento ou pelas ações disponíveis na listagem. O sistema exibirá um aviso informando que apenas o termo vinculado será enviado para assinatura. ---   ![tty](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/tty.png?width=670&height=368&name=tty.png) --- **GESTAO DE ASSINATURAS** ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-02-10-28-9772-PM.png?width=670&height=37&name=image-png-May-27-2026-02-10-28-9772-PM.png) A Gestão de Assinaturas contará com a categoria: **Termos e Contratos.** Todos os processos enviados para assinatura serão exibidos nessa área. ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-02-11-51-9372-PM.png?width=670&height=614&name=image-png-May-27-2026-02-11-51-9372-PM.png) --- **COMO OS PROCESSOS SERÃO EXIBIDOS** - Os documentos serão identificados pelo nome do arquivo - Serão exibidos os nomes dos dois primeiros colaboradores envolvidos - Os demais colaboradores aparecerão como “+X” --- **AGRUPAMENTO DOS PROCESSOS** - **Enquanto a assinatura estiver pendente:** Os processos ficarão agrupados pelo nome do documento - **Após a finalização:** Um novo registro será criado na Gestão de Assinaturas --- **RECURSOS DISPONIVEIS** Os mesmos comportamentos já existentes para assinaturas continuarão funcionando: - Reenvio de assinaturas expiradas - Cancelamento de processos pendentes - Envio de lembretes - Exclusão de processos finalizados **Processos finalizados não poderão ser alterados.** --- **VISÃO DO COLABORADOR** ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-02-12-56-8182-PM.png?width=670&height=436&name=image-png-May-27-2026-02-12-56-8182-PM.png) O colaborador visualizará apenas documentos que: - Foram enviados para assinatura - Possuem anexos adicionados pelo administrador **Documentos apenas em pré-visualização não aparecerão para o colaborador.** **![COL](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/COL.png?width=670&height=368&name=COL.png)** **ENVIO DE DOCUMENTOS PARA ADMISSÃO** Empresas com assinatura habilitada terão uma nova opção nas admissões concluídas:**Enviar documentos para assinatura.** O botão aparecerá sempre que existirem termos e contratos vinculados ao processo de admissão. --- **COMO FUNCIONA** 1. O sistema exibirá uma confirmação com os documentos vinculados 2. Após confirmar, será aberta a tela padrão de assinatura 3. O envio seguirá as configurações já definidas na plataforma Se o documento já tiver sido enviado anteriormente, o sistema abrirá os detalhes do processo na Gestão de Assinaturas. --- **HISTORICO DE ATUALIZAÇÕES** As ações relacionadas aos termos e contratos continuarão aparecendo no histórico do colaborador, incluindo: - Inclusão de documentos - Exclusão de documentos - Inclusão de anexos - Exclusão de anexos - Informações sobre assinatura --- **RELATÓRIOS** ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-02-14-40-7285-PM.png?width=670&height=530&name=image-png-May-27-2026-02-14-40-7285-PM.png) O relatório de Gestão de Assinaturas passará a exibir: - A categoria de Termos e Contratos - O nome do documento Isso facilita a identificação dos processos enviados para assinatura. --- **MIGRAÇÃO DE COLABORADORES** Na migração entre unidades: - Documentos assinados poderão ser migrados - Processos de assinatura pendentes serão cancelados - A empresa deverá reenviar os documentos, se necessário Os documentos migrados aparecerão com o nome: - **Nome do termo (migrado)** --- **E-MAIL E NOTIFICAÇÕES** ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-02-17-08-6200-PM.png?width=610&height=810&name=image-png-May-27-2026-02-17-08-6200-PM.png) Os processos de assinatura de termos e contratos utilizarão os recursos já existentes de assinatura, incluindo: - Lembretes - Aviso de documento assinado - Documento cancelado - Documento expirado Além disso, haverá um novo aviso para: - Assinaturas prestes a expirar Esse aviso será enviado um dia antes do vencimento da assinatura. --- **CENTRAL DE NOTIFICAÇÕES** ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-02-16-28-5350-PM.png?width=670&height=322&name=image-png-May-27-2026-02-16-28-5350-PM.png) As notificações da plataforma também passam a contemplar: - Novos documentos para assinatura - Assinaturas em lote - Assinaturas próximas do vencimento - Finalização de distribuições em massa Ao clicar na notificação, o sistema abrirá os detalhes do processo na Gestão de Assinaturas. --- **REGRAS IMPORTANTES⚠️** Usuário não pode assinar duas vezes no mesmo processo O mesmo usuário não pode ser: - Colaborador do processo - E signatário administrador ao mesmo tempo Se isso acontecer, o sistema direcionará o usuário para o fluxo de assinatura personalizada e exibirá um aviso explicativo. --- **Exclusão de termos nas configurações** Quando um termo for excluído das configurações: - Ele continuará aparecendo no perfil do colaborador - O nome será exibido como:**Nome do termo (excluído)** Na edição do documento, o campo ficará bloqueado para edição mantendo essa mesma nomenclatura.A exclusão do termo nas configurações não gera histórico de atualização no perfil do colaborador. --- **Versão mobile ![](https://ajuda.convenia.com.br/hs-fs/hubfs/image-png-May-27-2026-02-20-07-2621-PM.png?width=355&height=719&name=image-png-May-27-2026-02-20-07-2621-PM.png)** Os fluxos de: - Distribuição em massa - Adição manual de documentos - Gestão de Assinaturas também funcionarão em dispositivos móveis, mantendo os mesmos avisos e etapas existentes na versão para computador. - [Primeiros Passos](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/primeiros-passos?hsLang=pt-br#main-content) - [🔊 Nossos Canais](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/primeiros-passos?hsLang=pt-br#nossos-canais) - [Novidades Convenia](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/novidades-convenia?hsLang=pt-br#main-content) - [➤ Novidades de Agosto de 2026](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/novidades-convenia?hsLang=pt-br#novidades-de-agosto-de-2026) - [➤ Novidades de Junho de 2026](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/novidades-convenia?hsLang=pt-br#novidades-de-junho-de-2026) - [➤ Novidades de Maio de 2026](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/novidades-convenia?hsLang=pt-br#novidades-de-maio-de-2026) - [➤ Novidades de Abril de 2026](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/novidades-convenia?hsLang=pt-br#novidades-de-abril-de-2026) - [➤ Novidades de Março de 2026](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/novidades-convenia?hsLang=pt-br#novidades-de-mar%C3%A7o-de-2026) - [➤ Novidades de Fevereiro de 2026](https://ajuda.convenia.com.br/knowledge/novidades-convenia?hsLang=pt-br#novidades-de-fevereiro-de-2026) - 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