Agora ficou ainda mais fácil compartilhar informações e trabalhar em equipe na Convenia! 💜
Com o compartilhamento de relatórios personalizados, você pode disponibilizar seus relatórios para outros administradores da empresa, permitindo que eles consultem as informações e também realizem edições no mesmo relatório.
Neste artigo, vamos mostrar como compartilhar seus relatórios, gerenciar quem tem acesso e entender as principais regras dessa funcionalidade.
COMO COMPARTILHAR UM RELATORIO PERSONALIZADO?
Passo 1: No painel da Convenia, acesse o menu Insights > Relatórios > Relatórios personalizados:
Nessa página, você encontrará os relatórios que criou e aqueles que foram compartilhados com você.
💡 Ainda não criou seu relatório?
Confira nosso artigo Como gerar relatório personalizado? e veja o passo a passo para criar o seu.
Passo 2: Localize o relatório que deseja compartilhar, clique nos três pontinhos (⋯) no canto superior direito do cartão e selecione a opção Compartilhar.
Passo 3: Ao clicar em Compartilhar, será exibida uma janela para definir quem poderá acessar o relatório.
Você encontrará três opções:
- Somente eu: o relatório ficará disponível apenas para você, sem compartilhamento com outros administradores.
- Todos os administradores: o relatório será compartilhado com todos os administradores que tenham acesso à funcionalidade de relatórios personalizados e a pelo menos uma das empresas selecionadas no relatório.
- Administradores específicos: permite escolher individualmente quais administradores poderão acessar o relatório.
Passo 4: Caso escolha a opção Administradores específicos, será exibido o campo Administradores, no qual você poderá selecionar as pessoas com quem deseja compartilhar o relatório.
Selecione os administradores desejados e, em seguida, clique em Compartilhar para confirmar.
Prontinho! 🎉 Seu relatório foi compartilhado com os administradores selecionados.
Passo 5: Após o compartilhamento, os ícones dos administradores que possuem acesso aparecerão no cartão do relatório.
Assim, você poderá identificar visualmente que o relatório está sendo compartilhado com outras pessoas.
QUEM PODE RECEBER UM RELATORIO COMPARTILHADO?
O compartilhamento está disponível para administradores que tenham acesso a pelo menos uma das empresas selecionadas no relatório.
Isso significa que, caso um relatório contenha informações de diferentes empresas, o administrador não precisa necessariamente ter acesso a todas elas para receber o compartilhamento.
Importante: cada administrador poderá exportar apenas os dados das empresas às quais possui acesso. Por exemplo, se um relatório contempla cinco empresas, mas o administrador possui acesso somente a duas, a exportação apresentará apenas os dados dessas duas empresas.
OS ADMINISTRADORES PODEM EDITAR O RELATORIO COMPARTILHADO?
Sim! Além da pessoa que criou o relatório, os administradores que receberam o compartilhamento também poderão editá-lo. Isso significa que as alterações realizadas em um relatório compartilhado podem impactar todas as pessoas que possuem acesso a ele.
⚠️ Atenção!
Ao compartilhar um relatório, tenha em mente que os outros administradores também poderão realizar alterações em sua configuração
.
Se você deseja modificar um relatório sem afetar a versão utilizada por outras pessoas, recomendamos utilizar a opção Duplicar.
Para isso:
- Localize o relatório desejado.
- Clique nos três pontinhos (⋯).
- Selecione Duplicar.
- Realize as alterações na cópia do relatório.
Dessa forma, você poderá personalizar sua própria versão sem modificar o relatório original compartilhado.
COMO FUNCIONA A VISUALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES SALARIAIS?
O acesso às informações salariais respeita as permissões de cada administrador.
Se um relatório compartilhado já possuir colunas de salário, essas colunas continuarão disponíveis na configuração do relatório, inclusive para administradores sem permissão para visualizar salários.
Porém, somente administradores com permissão para visualizar salários poderão adicionar novas colunas salariais.
Além disso, ao exportar o relatório, as informações salariais serão apresentadas conforme as permissões de quem estiver realizando a exportação.
Exemplo: se você compartilhar um relatório que contém uma coluna de salário com um administrador que não possui permissão para visualizar essas informações, ele poderá identificar a coluna na tela de edição, mas essa coluna não será incluída na planilha exportada por ele.
O QUE ACONTECE QUANDO UM RELATORIO COMPARTILHADO É EXCLUIDO?
Ao excluir um relatório compartilhado, ele será removido apenas da sua listagem. Os demais administradores que possuem acesso continuarão podendo utilizar o relatório normalmente.
O relatório só será excluído definitivamente quando não houver mais nenhum administrador com acesso a ele.
Dica: O compartilhamento de relatórios personalizados é uma ótima maneira de facilitar o acesso às informações e promover a colaboração entre os administradores. Sempre que precisar fazer alterações individuais, lembre-se de duplicar o relatório para preservar a versão utilizada pelas outras pessoas!
Caso tenha encontrado alguma dificuldade ou precise de mais esclarecimentos, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de atendimento. Estamos aqui para ajudar!