O Convenia Sync revolucionou como as empresas gerenciam seus documentos relacionados a processos de RH. Com ele, você pode compartilhar arquivos de forma segura, rápida e eficiente, eliminando a necessidade de enviar e-mails. Neste guia, vamos te mostrar passo a passo como utilizar essa ferramenta poderosa.
COMO COMPARTILHAR ARQUIVOS NO CONVENIA SYNC
O Convenia Sync simplifica o compartilhamento de arquivos entre a contabilidade e os administradores do sistema. Para compartilhar um arquivo, siga estes passos:
- Acesse a opção de solicitação desejada: Encontre o colaborador na categoria correspondente: Alterações cadastrais, Admissão, Demissão, Férias ou Folha de pagamento que requer ajustes, e clique no card dele para prosseguir.
- Acesse a aba "Arquivos": dentro do ticket do colaborador, você encontrará uma aba dedicada aos arquivos.
- Crie uma pasta: organize seus arquivos criando pastas específicas.
Para otimizar a organização, o sistema oferece pastas pré-definidas para processos como admissão e férias. Essas pastas são extremamente úteis, pois reúnem os documentos mais comuns nas interações entre empresas, como, por exemplo, a ficha de registro do empregado na categoria de admissão ou em férias, as seguintes pastas pre definidas:
- Adicione os arquivos: clique no botão para adicionar arquivos e selecione os documentos que deseja compartilhar.
- Notifique os envolvidos: utilize o botão de notificação para informar os administradores sobre os novos arquivos disponíveis. A notificação será enviada por e-mail (apenas em casos de folha de pagamento) e também aparecerá no sininho de notificações dentro do Convenia.
Vale ressaltar que as notificações por e-mail são exclusivas para situações relacionadas à folha de pagamento. Para os demais tipos de notificações, os envolvidos serão informados através do ícone de notificações dentro da plataforma. - Edição e exclusão e download: os arquivos no Convenia Sync podem ser baixados, editados e excluídos conforme necessário.
Ao selecionar a opção de editar, você será direcionado para a tela de edição correspondente:
Ao final da lista de documentos anexados, você encontrará a opção de baixar todos os arquivos. Ao selecionar essa opção, o sistema compactará os documentos em um arquivo zip e iniciará o download automaticamente:
Ao optar por excluir anexos de uma pasta pré-definida, o sistema exibirá um modal de confirmação para garantir que a exclusão seja intencional.
POR QUE UTILIZAR O CONVENIA SYNC PARA COMPARTILHAR ARQUIVOS?
Organização: crie pastas personalizadas para manter seus arquivos organizados e de fácil acesso.
Segurança: garanta a segurança dos seus documentos, evitando o envio por e-mail e armazenando-os em um ambiente seguro.
Agilidade: compartilhe arquivos rapidamente e acompanhe o progresso das suas solicitações.
Facilidade de uso: a interface intuitiva do Convenia Sync torna o processo de compartilhamento simples e eficiente.
Histórico: Mantenha um histórico completo de todos os arquivos compartilhados, facilitando a consulta e a auditoria.
DICAS ADICIONAIS 💡
Utilize as pastas predefinidas para processos como admissão e férias, aproveite as pastas já criadas pelo sistema para agilizar o processo.
Organize seus arquivos: mantenha uma estrutura de pastas lógica para facilitar a localização dos documentos.
Notifique os envolvidos: utilize o botão de notificação para garantir que todos os envolvidos tenham conhecimento dos novos arquivos.
Caso tenha dúvidas ou necessite de mais informações, não hesite em nos contatar através do nosso chat ou pelo e-mail suporte@convenia.com.br. Estamos aqui para ajudar!