Conheça a área de Assinaturas da Convenia

Nesta versão, a funcionalidade contempla os processos de:

• Recibos de Pagamento
• Férias
• Termos e Contratos

Além disso, também estão disponíveis:

• Configurações de Assinaturas
• Gestão de Assinaturas
• Nova área de Documentos Profissionais
• Relatório de Gestão de Assinaturas

Importante: nesta primeira versão, as assinaturas podem ser realizadas apenas por usuários internos da plataforma. A assinatura por pessoas externas ainda não está disponível. Caso tenha interesse na nossa funcionalidade de assinaturas entre em contato com o seu analista de relacionamento para mais informações.

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Antes de utilizar a funcionalidade, é necessário definir algumas configurações.Acesse:

Configurações > Assinaturas > Assinatura (Convenia)

Nessa área é possível definir:

Escolha se o nome social do colaborador deverá ser utilizado na assinatura dos documentos.

Caso o colaborador possua nome social cadastrado e a opção esteja habilitada, essa informação será utilizada no documento assinado.

Defina para qual e-mail os documentos serão enviados para assinatura:

• E-mail profissional
• E-mail pessoal

Defina quais informações serão utilizadas para identificação do signatário:

• Nome completo (obrigatório)
• CPF
  
  

Quando a assinatura for realizada diretamente na plataforma, não será necessário informar token de validação, pois o acesso já estará autenticado pelo login do usuário.

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É possível criar configurações padrão para os processos de:

• Férias
• Recibos de Pagamento
• Documentos Adicionais
• Termos e Contratos
  
  

Essas configurações serão preenchidas automaticamente no momento do envio para assinatura, mas poderão ser alteradas quando necessário. Basta clicar no lápis no final da linha de cada processo que a tela de configuração abrirá

Para cada processo é possível definir:

Exemplos:

• Empregado
• Administrador
• Testemunha
• Representante legal
• Sócio
• Contratado
• Contratante

Entre outras opções disponíveis na plataforma.

Defina o prazo limite para conclusão da assinatura:

• 1 dia
• 2 dias
• 3 dias
• 7 dias
• 14 dias
• Personalizado 
  
  

Defina a frequência dos lembretes enviados aos signatários:

• Não enviar lembretes
• A cada 1 dia
• A cada 2 dias
• A cada 3 dias
• A cada 7 dias
• A cada 14 dias

Além do colaborador, é possível configurar administradores para participarem da assinatura do documento.

O limite total é de 10 signatários por processo, incluindo o colaborador.

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Ao distribuir os recibos de pagamento, será possível escolher entre:

Apenas notificar colaboradores: Envia uma comunicação informando que os recibos estão disponíveis na plataforma.

Enviar recibos para assinatura: Envia os recibos para assinatura eletrônica dos colaboradores.

Ao selecionar essa opção, será exibido o fluxo de configuração da assinatura.

Se houver configurações padrão cadastradas, elas serão preenchidas automaticamente e poderão ser editadas antes do envio.

Confirmação do envio: Antes do envio será exibido um resumo contendo:

• Quantidade de colaboradores
• Data limite para assinatura
• Frequência dos lembretes

Após a confirmação, os documentos serão enviados para assinatura.

Acompanhamento: Na listagem dos recibos serão exibidos indicadores para:

Visualização

• Documento visualizado
• Documento não visualizado

Assinatura

• Assinatura finalizada
• Assinatura pendente
• Assinatura cancelada
  
  

Sempre que houver inconsistência em dados necessários para o envio, o sistema informará o erro e apresentará duas opções: seguir sem incluir esses colaboradores ou retornar para ajustar as informações e prosseguir posteriormente com as assinaturas:




Ao finalizar o processo aparecerá uma tela de confirmação:

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O processo de férias continua seguindo o fluxo atual da plataforma, com alterações apenas na etapa de envio dos documentos para assinatura.

Após selecionar os documentos que deverão ser assinados, será exibido o fluxo padrão de assinatura.

Caso existam configurações pré-definidas para férias, elas serão preenchidas automaticamente.

Regras importantes

• O limite é de 10 documentos por processo.
• A data limite para assinatura é definida automaticamente pelo sistema.
• Quando todos os documentos forem assinados, o processo será concluído automaticamente.

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A área de Gestão de Assinaturas permite acompanhar todos os processos enviados para assinatura.

Acesse:

Gestão > Assinaturas

Nessa área é possível visualizar processos com os status:

• Erro na assinatura
• Expirada
• Pendente
• Finalizada
• Cancelada

Também é possível utilizar filtros por:

• Categoria
• Período
• Nome do colaborador

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Dependendo do status do processo, é possível realizar as seguintes ações:

Ver processo: abre os detalhes da assinatura e dos signatários envolvidos.

Enviar lembrete: reenvia a comunicação para os signatários pendentes.

Reenviar para assinatura: cria um novo envio para os signatários que não concluíram a assinatura dentro do prazo.

Cancelar assinatura: cancela todos os documentos vinculados ao processo.

Excluir processo: remove o processo da listagem e exclui os documentos relacionados.

A exclusão de um processo remove também os documentos associados ao colaborador.

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Foi criada uma nova área para centralizar documentos dos colaboradores.

Nela estarão disponíveis as pastas:

• Recibos de Pagamento
• Termos e Contratos
• Férias

Cada pasta apresenta:

• Documentos disponíveis
• Status de assinatura
• Quantidade de anexos
• Ações disponíveis para cada documento

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Quando um documento for enviado para assinatura:

1. O colaborador ou administrador signatário receberá uma notificação na Central de Notificações e tambem por email.
   
   
2. Ao acessar o documento, será exibida uma prévia para conferência.
3. O usuário poderá visualizar:
   • Documentos pendentes
   • Dados utilizados na assinatura
   • Lista de signatários
   • Status das assinaturas
4. Ao clicar em Assinar, a assinatura será concluída.

Após a assinatura, será exibida uma confirmação informando que os documentos ficarão disponíveis para consulta na plataforma.

Quando houver mais de um documento pendente, a assinatura será realizada em lote.

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A assinatura em lote está disponível para administradores que participam de processos envolvendo vários documentos.

Nesta primeira versão, a assinatura em lote está disponível apenas para:

• Recibos de Pagamento

Ao acessar o fluxo, o administrador poderá visualizar:

• Quantidade de documentos pendentes
• Colaboradores envolvidos
• Status das assinaturas
  
  

A assinatura é realizada uma única vez e aplicada a todos os documentos pendentes do lote.

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Após a conclusão das assinaturas, o documento passa a apresentar:

Lista de signatários

Para cada participante serão exibidos:

• Nome
• Data da assinatura
• Horário da assinatura
• Status da assinatura

Histórico do documento

O histórico registra todas as ações realizadas, incluindo:

• Criação
• Envio para assinatura
• Assinaturas realizadas
• Cancelamentos
• Expiração
• Reenvios
• Exclusões
• Conclusão do processo

Cada registro apresenta data e horário da ação.

Validação jurídica

Os documentos assinados exibem informações de validação e autenticidade, além do selo ICP Brasil.

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A funcionalidade também disponibiliza um relatório específico para acompanhamento dos processos.

O relatório apresenta informações como:

• Nome do colaborador
• Nome social
• Processo
• Categoria
• Data de envio
• Data limite
• Quantidade de assinaturas
• Status da assinatura
• Empresa
• ID do colaborador

Filtros disponíveis:

• Empresas
• Período
• Status da assinatura

Status disponíveis:

• Todas
• Expirada
• Pendente
• Finalizada
• Cancelada

Sempre que houver documentos aguardando assinatura, os signatários receberão notificações na plataforma.

As notificações podem ser enviadas para:

• Colaboradores
• Administradores configurados como signatários

O objetivo é informar que existem documentos pendentes e direcionar o usuário para a assinatura.