O QUE SÃO DOCUMENTOS ADICIONAIS
São documentos que você adiciona diretamente no perfil do colaborador, dentro da seção de Documentos Profissionais.
Eles podem ser usados para diferentes finalidades, como envio de arquivos personalizados para assinatura ou apenas armazenamento.
COMO ADICIONAR UM DOCUMENTO ADICIONAL
Ao acessar o perfil do colaborador, vá até a seção Documentos > Documentos profissionais > Documentos adicionais.
Ao iclicar em incluir um novo documento, será necessário preencher:
- Nome do documento (obrigatório)
- Limite de até 67 caracteres
- Enviar para assinatura? (obrigatório)
- Anexo (obrigatório)
- Limite de até 10 arquivos
- Apenas arquivos no formato .pdf
Após salvar, o sistema exibirá a mensagem:
REGRAS IMPORTANTES ⚠️
- Não é possível cadastrar dois documentos com o mesmo nome
- Nesse caso, será exibida a mensagem:
“Já existe documento com este nome.”
- Nesse caso, será exibida a mensagem:
- O envio para assinatura segue as mesmas regras já utilizadas em outros documentos (como definição de signatários, prazos e lembretes).
ENVIO PARA ASSINATURA
Se você escolher enviar o documento para assinatura ele será exibido o fluxo padrão de assinatura e o documento ficará disponível para os signatários assinarem
Se optar por não enviar para assinatura, o documento será apenas armazenado no perfil do colaborador.
AÇÕES DISPONIVEIS NOS DOCUMENTOS
As ações variam conforme o status do documento:
📄 Documento não enviado para assinatura: Será possivel
- Baixar
- Editar
- Enviar para assinatura
- Excluir
🕒 Documento enviado para assinatura: Será possivel
- Assinar documento (se você for um dos signatários)
- Baixar
- Editar
- Excluir
✅ Documento assinado: Será possivel
- Baixar
- Editar
- Excluir
💡 Ao clicar no documento, é possível visualizar o arquivo em PDF (preview), caso haja anexo.
VISUALIZAÇÃO PELO COLABORADOR
Todos os Documentos adicionais são exibidos normalmente para o colaborador, pois sempre possuem anexo.
O colaborador poderá:
- Assinar (quando aplicável)
- Baixar
- Visualizar o documento
IMPORTANTE ⚠️
- O anexo é obrigatório para criar um documento adicional
- Documentos adicionais seguem o mesmo padrão de registro no histórico (inclusão e exclusão)
- Após a assinatura, o documento assinado substitui o arquivo original
E SE EU NÃO TIVER O ADD-ON DE ASSINATURAS?
Se a sua empresa não possui o add-on de Assinaturas, você ainda pode utilizar os Documentos adicionais, mas com algumas diferenças:
O que muda?
O anexo continua sendo obrigatório→ Não é possível salvar um documento sem arquivo
Não haverá envio para assinatura
→ Ou seja, o documento será apenas armazenado no perfil do colaborador
Ações disponíveis
Nesse cenário, você poderá:
- Baixar
- Editar
- Excluir
👁️ Ao clicar no documento, também será possível visualizar o PDF (preview), caso exista anexo.
Sem o add-on de Assinaturas, os Documentos adicionais funcionam como um repositório de arquivos no perfil do colaborador, sem fluxo de assinatura.
Caso tenha encontrado alguma dificuldade ou precise de mais esclarecimentos, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de atendimento. Estamos aqui para ajudar!