No vídeo abaixo apresentamos o passo-a-passo para você enviar sua folha para sua contabilidade.
Assista o vídeo abaixo para saber mais:
ABRINDO UMA FOLHA DE PAGAMENTO
PASSO 1) Para abrir uma nova folha de pagamento, acesse a seção : Gestão > Folha de pagamento. Em seguida, informe o nome da folha que deseja criar, o período ao qual ela se refere e o tipo de folha, podendo escolher entre: folha mensal, adiantamento, complementar, 13º adiantamento, 13º integral ou PLR. Após preencher essas informações, clique em Iniciar nova folha:
PASSO 2) Após clicar em Iniciar nova folha, será exibida uma nova tela com as próximas etapas. A primeira delas é a definição dos participantes da folha. Nesta etapa, é possível filtrar colaboradoras(es) por cargo, departamento, centro de custo ou vínculo, selecionar todos de uma vez ou, se preferir, escolher os participantes manualmente, um a um:
PASSO 3) Após selecionar os participantes, clique em prosseguir. Caso esteja faltando alguma informação importante para o fechamento da folha o sistema irá alertar antes de continuar, voce poderá cancelar o processo e ajustar as informações faltantes ou seguir assim mesmo:
PONTO
Dando continuidade à abertura da folha, após a seleção das(os) participantes, será exibida a aba Ponto. Nessa etapa, é possível lançar as horas extras manualmente ou importar um arquivo ACJEF para que as horas extras sejam incluídas de forma automática:
Para incluir manualmente basta clicar no + em ponto e adicionar os colaboradores que voce quer adicionar horas extras e apósselecionar clique no botão roxo: "adicionar colaborador ao lançamento":
Após o lançamento aparecerá a quantidade de colaboradores incluidos naquele lançamento:
Para saber como subir o arquivo ACJEF clique aqui neste tutorial
BENEFÍCIOS
Na aba Benefícios, serão exibidos apenas os benefícios vinculados aos colaboradores selecionados na folha para conferência. Caso algum benefício específico não apareça, verifique, nas configurações desse benefício, se a opção para exibição na folha de pagamento está habilitada.
Para que os descontos, proventos e verbas informativas de benefícios entrem automaticamente na folha de pagamento é necessário atribuir os eventos correspondentes para cada verba nas CONFIGURAÇÕES DA CONTABILIDADE. Sem esta atribuição os valores não serão calculados na folha. SAIBA MAIS.
Nessa mesma seção, você também conta com a opção de importar e exportar a sua guia de eventos:
OUTROS LANÇAMENTOS
Na aba Outros lançamentos, a plataforma também permite fazer o download e o upload da guia de eventos preenchida. Se você não utiliza o Convenia Sync e deseja mais informações sobre como adicionar um evento à folha de pagamento, consulte este tutorial.
Nessa aba serão exibidos todos os eventos configurados para aparecer na folha de pagamento. Você pode vincular colaboradoras(es) durante o fechamento basta clicar em adicionar colaborador e clicar no colaborador desejado:
CONSIGNADOS
Agora, a Folha de Pagamento da Convenia conta com uma etapa exclusiva para a importação do arquivo de e-Consignado (Crédito do Trabalhador), facilitando o envio dos valores de empréstimos consignados que precisam ser descontados na folha dos colaboradores.
Você pode importar o arquivo diretamente durante o processo de fechamento da folha, garantindo que as informações sejam encaminhadas à contabilidade junto aos demais dados.
Nessa tela, você encontrará uma área específica para importar o arquivo do e-Consignado. O processo é bem simples:
- Na etapa Consignados, localize a área de importação de arquivos.
- Arraste o arquivo do e-Consignado para a área indicada na tela ou clique em Procure um arquivo para selecioná-lo em seu computador.
- Selecione o arquivo que deseja importar. Atenção: o arquivo precisa estar no formato CSV (.csv).
- Após selecionar o arquivo, siga as orientações apresentadas na plataforma.
- Para continuar com o fechamento da folha, clique em Prosseguir.
Ainda não sabe como baixar o arquivo do e-Consignado? Não se preocupe! A própria tela de importação disponibiliza um tutorial para ajudar você nesse processo. Na parte superior da etapa Consignados, você encontrará um aviso em azul com a mensagem: "Saiba como baixar o arquivo do e-Consignado AQUI."
O que acontece com o arquivo importado?
Após a importação, o arquivo do e-Consignado será encaminhado à contabilidade conforme a configuração utilizada pela empresa:
- Empresas que utilizam a Convenia Sync: o arquivo será enviado por meio da Convenia Sync.
- Empresas que não utilizam a Convenia Sync: o arquivo será encaminhado para o e-mail do contador cadastrado.
Dessa forma, a contabilidade poderá utilizar as informações do arquivo para realizar os descontos dos empréstimos consignados na folha de pagamento.
Importante: essa etapa tem como objetivo facilitar o envio do arquivo do e-Consignado à contabilidade. A importação não significa que os descontos serão calculados ou aplicados automaticamente pela Convenia.
CONFERENCIA
a nova etapa de Conferência, permite visualizar e revisar os lançamentos dos colaboradores antes de encaminhar as informações para a contabilidade.
Nessa tela você tem uma visão mais organizada dos valores, podendo consultar os vencimentos, descontos e totais estimados de cada colaborador, além de utilizar filtros e exportar as informações para uma planilha.
Como visualizar os lançamentos dos colaboradores?
Na etapa de Conferência, cada colaborador é apresentado em um card individual, com suas informações e os lançamentos vinculados à folha.
Ao expandir o card, clicando na seta localizada à direita do nome, você poderá visualizar: Nome do colaborador, Cargo, Departamento, Data de admissão. Logo abaixo dessas informações, você encontrará uma tabela com o detalhamento dos lançamentos:
| Coluna | O que significa? |
|---|---|
| Código | Código do evento ou lançamento cadastrado na folha. |
| Descrição | Nome do evento relacionado ao lançamento. |
| Horas | Quantidade de horas associadas ao evento, quando aplicável. |
| Vencimentos | Valores positivos relacionados aos lançamentos do colaborador. |
| Descontos | Valores que serão considerados como descontos na folha. |
Ao final da tabela, a plataforma apresenta os totais de vencimentos e descontos, além do Total estimado, permitindo uma conferência dos valores associados ao colaborador. Para visualizar outro colaborador, basta expandir seu respectivo card.
Para facilitar a conferência, a plataforma disponibiliza ferramentas de pesquisa e filtros.
Pesquisa por nome : Na parte superior da tela, utilize o campo Procure por nome para localizar rapidamente um colaborador específico, sem precisar percorrer toda a listagem.
Filtros: Clique no botão Filtrar, localizado na parte superior esquerda da tela.
Você poderá refinar a listagem utilizando os seguintes critérios:
- Cargo: para visualizar colaboradores de um cargo específico.
- Departamento: para consultar os colaboradores de determinado departamento.
- Vínculo: para filtrar conforme o tipo de vínculo cadastrado.
- Centro de Custo: para visualizar colaboradores associados a um centro de custo específico.
Esses filtros ajudam principalmente empresas com um grande número de colaboradores, tornando a conferência mais rápida e organizada.
Além de consultar os lançamentos diretamente na plataforma, você também pode exportar a conferência para uma planilha, permitindo uma análise mais detalhada antes de enviar os dados à contabilidade.
Com essa funcionalidade, você poderá revisar os lançamentos fora da plataforma, compartilhar as informações para validação interna e identificar possíveis divergências antes de finalizar a folha.
Importante: os valores apresentados nessa etapa são estimativas e ainda não consideram os cálculos realizados pela contabilidade. Isso significa que os valores exibidos são aproximados, considerando os lançamentos aos quais os colaboradores estão vinculados na plataforma.
Por esse motivo, os totais apresentados na Conferência não devem ser considerados como os valores definitivos da Folha de Pagamento, pois poderão existir diferenças após o processamento contábil. A Conferência tem como objetivo oferecer uma visão prévia dos lançamentos, permitindo que você revise as informações antes de encaminhá-las para a contabilidade.
Após revisar os lançamentos e verificar as informações dos colaboradores confirme se os eventos e valores apresentados estão de acordo com os lançamentos realizados. Se necessário, utilize a exportação da conferência para uma validação mais detalhada. Quando estiver tudo certo, clique no botão Finalizar, localizado na parte inferior direita da tela, para dar continuidade à finalização da folha.
Feito todas as conferencias, clique em Enviar. Ao clicar em enviar aparecerá a opção de enviar apara contabilidade, escolha o contador ou clique em Enviar mais tarde:
A opção da contabilidade aparecerá sempre que tiver contador cadastrado no seu sistema, escolha o contador para qual deseja enviar o seu arquivo de folha de pagamento. Caso o contador nao utilize nosso sync ele irá receber o arquivo por e-mail:
Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco pelo chat ou e-mail. Nossa equipe está sempre à disposição para ajudar.