Acesso a cada empresa: como incluir e excluir eventos, acessar colaboradores, atribuir códigos de integração domínio e ver benefícios
Ao entrar na sua Convenia Contábil, acesse o menu “Empresas” > Selecione a empresa a qual deseja visualizar os dados clicando sobre o card dela.
Logo na parte superior você conseguirá visualizar algumas abas que falaremos mais adiante, e também terá acesso aos dados da empresa como: nome fantasia, CNPJ, código no sistema da folha (dado importante para quem usa o sistema contábil Domínio), telefone, ID da filial e ID de serviço (dados importantes para quem usa o sistema contábil Domínio e vai usar o .txt de importação de admissões).
Aba Eventos: é através dela que você poderá incluir todos os eventos (já pré-cadastrados através deste tutorial) na empresa. Para isso:
Passo 1) clique em “Adicionar novo evento”
Passo 2) Busque pelo nome dos eventos > Clique na seleção de cada um deles
Passo 3) Faça isso até incluir todos os eventos necessários que fazem parte da folha de seu cliente > Finalize clicando em “Adicionar eventos”
Fazendo isso, você terá uma visão completa de todos os eventos que irão compor a folha de cada cliente. Lembrando que esse passo é necessário para que o cliente possa fechar uma folha através da plataforma Convenia.
Passo 4) Para removê-los, basta clicar na lixeira presente ao final de cada card de evento.
Aba Colaboradores: é através dela que você poderá visualizar todos os colaboradores ativos, em admissão e em desligamento. Terá acesso aos dados e documentos dos colaboradores, ficha de admissional, e caso use o sistema de contabilidade Domínio, poderá exportar um txt de importação do colaborador (sem necessidade de digitar dados no seu sistema).
Passo 1) Na aba “ativos” você verá que tem a opção de clicar em “filtro” onde poderá filtrar os colaboradores por cargo, departamento ou ordenar de maneira diferente; e ao lado verá que tem uma “bolinha” que ao selecionar e clicar no lápis que aparecerá na sequência, na parte inferior da tela, poderá editar em massa a matrícula dos colaboradores e dependentes (podendo ainda listar somente campos vazios, sem olhar um a um)
Passo 2) Ao final do card de cada colaborador você terá a opção de baixar um .txt caso sua contabilidade utilize o sistema Domínio, e subir esse .txt no sistema, o que fará o input automático dos dados no mesmo. Ou poderá exportar o perfil do colaborador em pdf.
Passo 3) Ao clicar sobre o card de um colaborador você conseguirá visualizar seus dados pessoais: informações pessoais (infos. pessoais, dados bancários, formação acadêmica, deficiência, imóvel próprio), e dados dos dependentes. Conseguirá ver também dados profissionais: informações de trabalho (infos. trabalho, vínculo e salário atual, período de experiência, jornada de trabalho e contribuição sindical) e dados de folha de pagamento (eSocial e Eventos recorrentes). Por último, em “documentos” verá todos os documentos daquele colaborador, bem como seus anexos.
Importante: todos esses dados são preenchidos pelo seu cliente na plataforma Convenia, e qualquer problema ou divergência você deverá contatá-lo. O único dado que você poderá editar é o presente no campo eSocial, que ao clicar em editar, poderá inserir a matrícula, mas agora de maneira individualizada.
Aba Benefícios: usada para configurar os códigos de evento para cada benefício. É através dela que você poderá determinar se um benefício só será trazido para folha de maneira informativa, ou de fato como provento/desconto.
Passo 1) Você terá a visão de todos os benefícios existentes na empresa de seu cliente, cada um deles separados por cards, contendo nome, operadora, categoria, CNPJ do operador, vencimento do contrato, se está ativo, e um lápis de edição.
Passo 2) Ao clicar no lápis de edição, verá terá acesso a uma tela contendo quatro espaços editáveis: provento colaborador, desconto colaborador, informativo colaborador e informativo dedutora colaborador. Você deverá escolher para cada benefício, quais eventos irão interferir de fato na folha, por exemplo:
Situação: No “Vale-Refeição” o provento é pago em um cartão de benefícios à parte, não em folha de pagamento; porém, é importante que este provento apareça de maneira informativa na folha, então, você deverá selecionar um evento no box “Informativo colaborador”, sendo este evento um dos que você previamente configurou e atribuiu à empresa. Usando o mesmo exemplo, o desconto do colaborador é trazido em folha mesmo, sem ser apenas informativo, então o box configurado seria o “Desconto colaborador” onde você deverá escolher o evento atrelado a ele. Note que dois boxes (provento colaborador e info. dedutora colaborador) ficarão vazios mesmo.
Importante: Eventos informativos serão trazidos sem afetar monetariamente o cálculo.
Passo 3) Após configurar os eventos certos para cada benefício, clique em “salvar”.
Esse passo é extremamente importante para seu cliente conseguir fechar uma folha sem problemas.
Aba Códigos da Folha: somente usada por aqueles que usam em sua contabilidade o sistema Domínio. É nessa aba que você preencherá os códigos necessários para que o .txt de integração de admissões funcione.
Passo 1) Você verá que existem 5 subcategorias: cargos, departamentos, centro de custo, sindicatos e jornadas de trabalho. Para cada uma delas virá a relação de cadastros que o seu cliente já fez dentro do sistema Convenia (qualquer problema ou divergência contatar diretamente o cliente).
Passo 2) Para cada um desses dados, preencha com o código que você encontrará dentro do seu sistema de folha (Domínio) correspondente a esse cargo, departamento, centro de custo, sindicado ou jornada de trabalho. É só inserir o código, não precisa salvar. Faça isso para todos os dados das cinco categorias. Isso é importante para o funcionamento correto do .txt
Pronto, é assim que você poderá controlar os dados de cada empresa!
Contabilidades, saibam mais: