Neste FAQ, você encontra as respostas para as dúvidas mais comuns sobre importação de Informes de Rendimento na Convenia.
Estou tentando fazer upload do meu arquivo da DIRF, mas o sistema parece não reconhecer, o tempo de processamento está muito grande, o que pode ser?Existem algumas possibilidades, são elas:
- Formato do arquivo errado: O arquivo deve estar em PDF editável, pois o sistema só reconhece caracteres. Para verificar se o arquivo está correto, clique no nome de um colaborador e veja se é possível selecioná-lo. Se não for possível, o arquivo está em imagem e o sistema não conseguirá fazer o reconhecimento.
- Arquivo muito grande: Nós não temos um tamanho limite exato definido, o recomendado é que caso sua empresa possua muitos colaboradores esse arquivo precisa ser dividido em 2 ou 3 arquivos diferentes para que o upload tenha um tempo saudável de importação.
- Grande número de usuários: Se houver um grande número de usuários tentando fazer upload do arquivo ao mesmo tempo, o sistema pode ficar lento e o tempo de processamento pode aumentar. Por isso, a importância de um planejamento antecipado para mitigar cenários de lentidão de processamento e não correr o risco de perder prazos.
Qual é o tempo médio que um arquivo leva para ser processado no informe de rendimento?
Esse tempo varia conforme o tamanho do arquivo e demanda no upload, na última semana e, principalmente, no último dia existe um alto número de solicitações de processamento e isso pode impactar diretamente nesse tempo que pode chegar a horas, portanto é necessário se programar antecipadamente para não haver nenhum transtorno nesse envio.
Como faço para baixar o arquivo da DIRF em um formato correto que o sistema Convenia aceita?
Tutorial de como baixar o arquivo de informes de Rendimento no padrao aceito pela Convenia - PDF Editavel
Por que o sistema só aceita arquivos DIRF em PDF editável?
Isso acontece porque o sistema precisa reconhecer os caracteres do CPF do colaborador para fazer a busca. Se o conteúdo do arquivo estiver em imagem, o sistema não conseguirá reconhecer os caracteres e não será possível fazer a busca.
Como faço para saber se meu arquivo está em imagem ou se está no formato editável?
- Clique no nome de um colaborador e veja se é possível selecionar o texto. Se sim, o arquivo está correto. Se não, o arquivo está em imagem e o sistema não conseguirá fazer a busca.
- Pressione a tecla Control+F e digite o nome de um colaborador que você sabe que está no arquivo. Se o nome aparecer na lista, o arquivo está correto. Se não, o arquivo está em imagem e o sistema não conseguirá fazer a busca
Já troquei meu arquivo e agora ele está correto, mas não consigo fazer upload por que o que enviei anteriormente continua em processamento
O sistema exclui o arquivo em processamento sozinho em 1 a 2 horas. Se o problema persistir após esse período, entre em contato com o nosso time de Suporte pelo Chat da plataforma.
Como saber se os colaboradores já têm o informe disponível?
Para saber se os colaboradores já têm o informe disponível, siga esses passos:
- Acesse o perfil de um colaborador de exemplo.
- Clique na guia "Profissional".
- Clique na seção "Recibos de pagamento".
O informe deve estar disponível na tela. Se não estiver, é possível que ele ainda esteja em processamento. Nesse caso, verifique a data de disponibilização do informe no sistema.
Colaboradores desligados não conseguem acessar o informe de rendimento
O acesso de colaboradores desligados será via email e nao diretamente pela plataforma. Se você enviou o arquivo de informe de rendimento para colaboradores que já foram desligados e eles não conseguem acessar o informe, verifique os seguintes passos:
- Verifique se o endereço de e-mail do colaborador está correto.
- Verifique há quanto tempo o e-mail foi enviado. Nosso link para verificação de colaboradores desligados expira em algumas horas.
Se o endereço de e-mail estiver correto e o link ainda estiver válido, entre em contato com o nosso time de Suporte pelo Chat da plataforma.
Como excluir arquivos de informes de rendimento já importados no sistema?
É possível excluir arquivos de informes de rendimento importados em massa. Para isso, siga esses passos:
- Acesse a aba Holerites.
- Selecione os arquivos que deseja excluir estará categorizado como “Informes de rendimento”.
- Clique no botão da lixeira para excluir.
Alguns colaboradores desligados estão recebendo o e-mail do informe, mas ao tentar cadastrar o CPF para visualizar, apresenta erro.
Nesse caso, o colaborador precisa clicar no link de ativação para redefinir a senha. Após a redefinição, ele pode acessar o informe usando o link padrão: http://informe.convenia.com.br/
O e-mail do informe contém dois links pra que serve?
Nós enviamos no e-mail do informe dois tipos de links:
- Link de registro: O colaborador deve clicar no link de registro para se cadastrar na plataforma Convenia. Para isso, ele precisará informar seu CPF, e-mail e senha.
- Link de login: Neste o colaborador pode usar o para acessar o informe. Para isso, ele precisará informar seu CPF e senha criados no link anterior.
Sim, caso o arquivo tenha os mesmos colaboradores atrelados a substituição será feita.
Consigo subir o informe de apenas um colaborador?
Dá para subir arquivo de forma individual indo diretamente no perfil do colaborador> documentos> Recibos de pagamento> adicionar recibo
Dá para subir o arquivo depois da data limite?
A ferramenta sempre estará disponível, será possível subir o arquivo na Convenia a qualquer momento. Um adendo apenas ao cumprimento de prazo mediante legislação.
Posso sair da página enquanto o arquivo está sendo processado, como fico sabendo que o processamento foi concluído?
Pode, ao finalizar o processamento de um arquivo, você receberá um e-mail informando sobre a conclusão do processo.
Consigo importar mais de um arquivo informe em massa ao mesmo tempo?
Nao, é necessário aguardar a importação de um arquivo para conseguir subir o próximo.
Existe a possibilidade de edição em massa de e-mails de colaboradores desligados para enviar os informes de rendimento?
Não temos como editar os e-mails em massa, o sistema considerará o e-mail cadastrado no campo e-mail pessoal desse colaborador e caso não tenha, é necessário que a empresa informe no momento do envio no campo de e-mail que irá aparecer na tela para envio para o colaborador desligado.
É possível fazer o upload do arquivo mais de uma vez? Pois alguns arquivos, ficam parcelados, por conta do tamanho ou está dividido em 3 partes:
Sim, poderá subir, mas pode demorar entre 1h para o arquivo subir por completo. Desta forma é necessário aguardar e dar f5 na tela para verificar os arquivos que subiram.
Os Informes de Rendimento estão sendo encaminhados pelo CPF, mas em caso de documentos com duas páginas, como proceder?
O sistema consegue fazer a separação corretamente, desde que o arquivo suba pela aba correta (painel de colaboradores > engrenagem > informes de rendimentos).
Tenho um colaborador desligado que o e-mail não está cadastrado. O informe ficará disponível para envio mesmo assim?
Sim, nesse caso será possível adicionar o mail desse colaborador no momento do envio no campo ‘e-mail’ que irá aparecer na tela
Como faço para saber se minha base de desligados tem o e-mail cadastrado?
Basta gerar um relatório personalizado com a informação de e-mail pessoal para validar o cadastro da informação para base de desligados.
Caso sua dúvida não tenha sido respondida nesse FAQ, entre em contato conosco. Nosso time de Sucesso do Cliente estará disponível para te ajudar pelo nosso chat do suporte e também por e-mail: suporte@convenia.com.br