Tutorial sobre as principais rotinas de DP como Admissão, atualização de informações de colaboradores e configurações gerais da Convenia
Uma rotina de Gestão de Colaboradores envolve diversas atividades, mas para o sucesso de todas elas é fundamental a organização e atualização das informações dos funcionários em uma única plataforma.
A Convenia será fundamental para o sucesso do seu RH e DP e para ajudar com esse processo de transformação criamos uma trilha de vídeos apresentando alguns passos para você iniciar uma gestão muito mais eficiente e organizada.
1. APRESENTAÇÃO INICIAL
Para começar assista ao vídeo abaixo. Nele você conhecerá o painel inicial e como são organizadas as principais informações do RH da sua empresa.
2. ADMITINDO COLABORADORES
Após as apresentações iniciais, é fundamental falarmos sobre uma das rotinas mais importantes no DP, a admissão de novos colaboradores.
É muito importante manter o sistema com a base de colaboradores atualizada e a Convenia foi feito para facilitar esse processo, tornando-o extremamente simples, possibilitando inclusive, realizar admissões à distância.
Se você precisar realizar uma nova admissão, assista o vídeo a este vídeo para ver o passo a passo.
3. DESLIGANDO COLABORADORES
Como já vimos, é muito importante manter a base de funcionários atualizada. Caso algum colaborador esteja sendo desligado da empresa, você precisará fazer esse processo dentro da Convenia.
O processo na Convenia é iniciado enviando as informações para a sua contabilidade, e para dar apoio ao usuário admin, ficará disponível um checklist com as ações necessárias para realizar o desligamento completo de um funcionário (como emitir documentos, guias e obter assinaturas), além de um campo para fazer upload das documentações referentes a demissão (carta de desligamento, via do TRCT assinada, etc.,).
Confira neste vídeo como fazer.
4. INFORMAÇÕES DE CADASTRO DO COLABORADOR
Agora que já falamos dos principais processos, vamos entender como atualizar as informações de cadastro do colaborador no sistema.
Veja aqui como fazer.
5. FUNÇÕES E ROTINAS DE DP
A Convenia organiza as informações do cadastro em diversas categorias como vimos no vídeo anterior, e além das categorias de informações cadastrais temos também rotinas importantes do DP.
Assista a este vídeo para ver como cadastrar faltas e a este vídeo para ver como fazer upload de arquivos digitalizados no sistema.
Algumas sugestões de arquivos que podem ser digitalizados para fazer upload na Convenia são: cópias de documentos, certificados e atestados, além de documentos assinados, dessa forma todos os arquivos ficam salvos na nuvem, onde todos os usuários admin tem acesso.
Além disso é possível configurar modelos de contratos e minutas no sistema para que eles sejam autopreenchidos com as informações do colaborador. A ideia é que nunca mais seja necessário preencher contratos manualmente a cada nova admissão.
Outra função importante é atualizar os salários dos colaboradores. Para fazer isso individualmente, veja este vídeo aqui.
Já para fazer a atualização de dissídio e aplicar reajustes em massa veja este outro artigo aqui: como lançar o dissídio de seus funcionários na plataforma?
6. CONVITE COLABORADORES
Um dos grandes ganhos da Convenia é convidar os colaboradores para acessarem a plataforma, assim eles podem atualizar as próprias informações, solicitar férias e baixar os holerites, além de terem um canal de comunicação com o RH exclusivo através da plataforma.
Para saber como convidar novos usuários assista este vídeo.
O acesso de funcionários permite apenas visualizar e editar as informações do próprio colaborador. Para definir se os colaboradores poderão editar (e não somente visualizar) as próprias informações no acesso clique em ‘configurações’ > aba ‘permissões’ > e depois em 'funcionários' para configurar a permissão de acesso dos colaboradores.
No mesmo painel clicando em 'gestores' é possível editar os campos de informações que os gestores poderão ver dos colaboradores do seu time na Convenia, sendo o acesso de gestor idêntico ao de funcionário com exceção do fato de o gestor visualizar informações dos colaboradores do próprio time.
Para definir gestores basta acessar o menu editar em massa.
7. RELATÓRIOS
Para finalizar, a Convenia oferece uma grande variedade de relatórios em formato XLS e PDF. Através deles é possível extrair informações do sistema e para saber mais acesse este vídeo.
Uma revolução na gestão de pessoas está á espera da sua empresa, e estamos aqui para dar total apoio.
Estes foram apenas os primeiros passo em direção a uma Gestão Estratégica de Pessoas, e para continuar evoluindo deixamos o convite para conhecer mais sobre People Analytics.
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