Veja aqui as principais dúvidas antes de convidar os seus colaboradores para acessarem a Convenia
1. O que acontece se meu colaborador editar as informações incorretamente?
Todas as alterações realizadas no cadastro do colaborador ficam registradas no histórico de alterações das informações direto no cadastro do colaborador.
Para acessar clique em Colaboradores > Nome do Colaborador > Histórico > Histórico de Alterações.
2. Mas e se ele alterar e eu não ficar sabendo?
Basta ajustar as notificações para que a cada alteração do cadastro colaborador a empresa seja notificada por e-mail.
É recomendado também orientar os colaboradores a subirem cópias digitalizadas das documentações na plataforma comprovando as alterações realizadas.
Ex.: em caso de alteração de estado civil > solicitar certidão de casamento digitalizada na plataforma.
3. Mesmo assim não quero que meu colaborador edite as informações.
Está tudo bem, neste caso basta acessar Configurações > Permissões e alterar a permissão do colaborador para editar.
Ele não poderá alterar nenhum campo no menu Minhas Informações (visão do colaborador), mas poderá:
- solicitar férias;
- acessar os holerites e o espelho de ponto;
- falar com a empresa no Fale com RH.
Dica: altere essa permissão periodicamente e comunique os colaboradores com um recado no mural sobre o prazo máximo em que a Convenia ficará disponível para editar as informações.
4. Quais tipos de acesso existem na Convenia?
Atualmente há dois tipos de usuários na plataforma: Administradores e Funcionários.
Os colaboradores que são usuários funcionários (e não admin) e estão cadastrados como gestores de um time na Convenia tem acesso exclusivo ao menu Meu Time e podem visualizar as informações básicas de seus colaboradores.
É possível editar a permissão dos usuário gestores nas configurações também.
5. O colaborador deve acessar com o e-mail pessoal ou profissional?
Não há restrição nesse caso, pois é possível alterar os e-mails após a admissão.
Acessar com o e-mail pessoal é seguro, pois em caso desligamento o colaborador perde acesso imediatamente à plataforma.
Obs.: Ele não será notificado, mas se tentar fazer o login será informado senha inválida.
6. Devo apresentar a Convenia para os colaboradores antes de enviar os convites de acesso?
Embora não seja obrigatório, pois a plataforma é muito intuitiva e os usuários adaptem-se rapidamente, isso dá maior relevância e engaja os colaboradores a acessarem o sistema.
>>Veja aqui o vídeo de apresentação para os funcionários!
7. Por que é importante dar acesso aos colaboradores ao Convenia?
Convidar os colaboradores e gestores para acessarem a Convenia melhora a gestão de pessoas na empresa, pois:
- Os colaboradores têm fácil acesso ás suas principais informações;
- Podem gerir suas próprias rotinas de DP;
- Melhora a comunicação entre empresa e colaboradores;
- Faz com que os colaboradores sintam-se mais próximos e reconhecidos pela empresa!
Acreditamos também que o profissional de RH não pode estar sozinho na gestão de pessoas e pode dividir com os gestores a responsabilidade de:
- Programar férias para os colaboradores;
- Revisar os espelhos de ponto dos colaboradores;
- Possuir acesso a informações básicas da equipe que possam lhe auxiliar a tomar decisões referente a política de cargos e salários de forma mais autônoma.
Por último, convidar os colaboradores para a Convenia aumenta a eficiência do departamento de pessoal pois os colaboradores ganham em autonomia e satisfação e interrompem menos os profissionais do RH durante suas atividades já que
- tem acesso aos seus próprios recibos de pagamentos;
- podem atualizar documentos e atestados online, e;
- possuem um canal de comunicação online direto com a empresa com mural de recados e chat de suporte.
Ainda com dúvidas? Sem problemas, basta clicar no chat a direita para falar conosco!