Veja aqui as principais dúvidas antes de convidar os seus colaboradores para acessarem a Convenia
1. O QUE ACONTECE SE MEU COLABORADOR EDITAR AS INFORMAÇÕES INCORRETAMENTE?
Todas as alterações realizadas no cadastro do colaborador ficam registradas no histórico de alterações das informações direto no cadastro do colaborador.
Para acessar clique em Colaboradores > Nome do Colaborador > Histórico > Histórico de Alterações:
2. E SE O COLABORADOR FIZER ALTERAÇÕES E EU NÃO SOUBER?
Para evitar que isso aconteça, basta ajustar as notificações para que a cada alteração do cadastro colaborador a empresa seja notificada por e-mail.
É recomendado também orientar os colaboradores a subirem cópias digitalizadas das documentações na plataforma, comprovando as alterações realizadas.
Exemplo: em caso de alteração de estado civil > solicitar certidão de casamento digitalizada na plataforma.
3. NÃO DESEJO QUE MEUS COLABORADORES EDITEM SUAS INFORMAÇÕES
Se você prefere que seus colaboradores não tenham a permissão para editar suas informações, é simples: acesse a seção Configurações > Permissões e ajuste a configuração de edição do colaborador.
Dessa forma, eles não poderão modificar nenhum dado no menu Minhas Informações (visão do colaborador), mas ainda terão acesso a funcionalidades importantes, como:
- Solicitar férias (essa opção pode ser ajustada nas configurações de férias da sua empresa, permitindo ou não que o colaborador faça a solicitação por conta própria)
- Consultar os holerites e o espelho de ponto;
- Entrar em contato com a empresa através do Fale com RH.
Dica: considere revisar essa permissão de tempos em tempos e informe os colaboradores por meio de um aviso no mural sobre o período em que a Convenia estará disponível para a edição de informações.
4. QUAIS TIPOS DE ACESSOS EXISTEM NA CONVENIA
Atualmente, a plataforma possui dois tipos de usuários: Administradores e Colaboradores.
Os Colaboradores, que são funcionários sem perfil administrativo, mas que estão cadastrados como gestores de um time na Convenia, têm acesso exclusivo ao menu Meu Time. Nesse menu, eles podem visualizar as informações básicas dos membros de sua equipe.
As permissões dos gestores podem ser editadas nas configurações da plataforma na aba "Acessos".
5. O COLABORADOR DEVE ACESSAR COM O E-MAIL PESSOAL OU PROFISSIONAL?
Não há restrições quanto ao e-mail cadastrado, já que é possível alterá-lo após a admissão.
A utilização de um e-mail pessoal é segura, pois, em caso de desligamento, o colaborador perde imediatamente o acesso à plataforma.
Independentemente de ser um e-mail pessoal ou corporativo, ele deve estar registrado no campo de "E-mail Profissional" na plataforma, pois é através desse endereço que o sistema enviará comunicações e permitirá o acesso do colaborador.
Observação: o colaborador não será notificado da mudança. No entanto, caso tente fazer login, será informado de que a senha está inválida.
6. DEVO APRESENTAR A CONVENIA PARA OS COLABORADORES ANTES DE ENVIAR OS CONVITES DE ACESSO?
Embora não seja obrigatório, pois a plataforma é muito intuitiva e os usuários adaptem-se rapidamente, isso dá maior relevância e engaja os colaboradores a acessarem o sistema.
7. POR QUE É ESSENCIAL OFERECER ACESSO À CONVENIA PARA OS MEUS COLABORADORES?
Convidar colaboradores e gestores para acessarem a Convenia é fundamental para aprimorar a gestão de pessoas na empresa. Isso proporciona:
- Acesso facilitado às informações essenciais dos colaboradores;
- Autonomia na administração de suas rotinas de Departamento Pessoal (DP);
- Melhoria na comunicação entre a empresa e os colaboradores;
- Sensação de proximidade e reconhecimento por parte da empresa.
Além disso, é importante destacar que o profissional de RH não deve estar sozinho nessa tarefa. Ele pode compartilhar com os gestores a responsabilidade por diversas atividades, como:
- Programação de férias dos colaboradores;
- Revisão dos espelhos de ponto;
- Acesso a informações básicas da equipe que auxiliam na tomada de decisões sobre a política de cargos e salários de forma mais autônoma.
Por fim, ao convidar os colaboradores para a Convenia, a eficiência do departamento de pessoal aumenta, pois os colaboradores ganham autonomia e satisfação, reduzindo a necessidade de interrupções nos profissionais de RH durante suas funções. Eles têm a possibilidade de:
- Acessar seus próprios recibos de pagamento;
- Atualizar documentos e atestados online;
- Utilizar um canal de comunicação direto com a empresa, que inclui mural de recados e chat de suporte.
Se você tiver mais perguntas ou precisar de assistência, fique à vontade para nos contatar através dos nossos canais de atendimento. Estamos aqui para ajudar!