Veja como é possível inserir os layouts de termos, minutas e contratos eliminando o preenchimento manual de documentos padrão da empresa
Com a Convenia fica muito fácil de você gerenciar o preenchimento das minutas padrão do seu RH. Quaisquer documentos que precisem ser assinados pelas pessoas colaboradoras na admissão poderão ter o preenchimento automatizado através desta funcionalidade.
Os documentos mais comuns podem ser:
- Contrato de trabalho;
- Contrato de confidencialidade;
- Carta de abertura de conta em banco;
- Contrato de stock-option¹ da empresa.
Para cadastrar a minuta siga o passo a passo abaixo ou assista o vídeo:
Clique em sua foto de perfil ou iniciais do seu nome > Acesse o menu Configurações
Selecione o menu Termos e Contratos > Clique em Adicionar contrato:
Preencha com o título e o texto da minuta do seu documento. Não se esqueça de utilizar as tags disponíveis para auto-preenchimento.:
Trabalhando com campos dinâmicos
Toda minuta de documento é preenchida com campos dinâmicos, ou seja, os campos serão substituídos pelos dados da pessoa colaboradora através do auto-preenchimento. Alguns exemplos são: nome, cargo, data de admissão e assim por diante.
Com a Convenia estes campos dinâmicos poderão ser inseridos na sua minuta e o preenchimento será automático pelo sistema assim que a pessoa colaboradora preenchê-las na admissão.
Para utilizar os campos dinâmicos, utilize o guia que está ao lado da área para escrever o texto da sua minuta. Nela, estarão todos os campos disponíveis.
Note que os campos estão descritos entre "*|" e "|*". Este código garante que o sistema leia este campo como dinâmico e não como texto.
Exemplo:
1. Se você quiser colocar na minuta "Nome da pessoa colaboradora admitida em dd/mm/aa" no seu texto deve constar:
*|nome|* *|sobrenome|* admitido em *|data_contratacao|*
2. Se você quiser colocar algo como "Nome da sua empresa contratou o Nome da pessoa colaboradpra, nascida em dd/mm/aa"
*|empresa|* contratou *|nome|* *|sobrenome|*, nascido em *|data_nascimento|*
Para quem tem conhecimentos específicos em HTML é possível acessar o código-fonte do documento, e assim realizar configurações avançadas.
OBS: Todas as Tags de dependentes contam com um "_X" ao final, exemplo: *|nome_dependente_X|* . Esse "X" deve ser substituído pela numeração do dependente, ficando por exemplo: *|nome_dependente_1|*. A numeração dos dependentes segue a sequência disponível no Perfil do colaborador > Pessoal > Dependentes > Sendo o primeiro de cima pra baixo, o dependente 1, e assim por diante.
A minha empresa não encaminha os termos e contratos pela Convenia, como posso utilizar a funcionalidade?
Se a sua empresa possui um fluxo diferente de envio de contratos, fique tranquile!
Agora é possível que você cadastre os termos e contratos já assinados dentro do perfil da pessoa colaboradora.
Passo 1) Crie um documento em branco sem a utilização dos campos dinâmicos
Passo 2) Vá ao perfil da pessoa colaboradora e clique em Documentos > Termos e contrato > Adicionar documento.
Passo 3) Adicione o documento cadastrado anteriormente no perfil da pessoa colaboradora e depois clique nos três pontinhos a frente do documente > editar
Passo 4) Ao clicar em "Editar" o sistema iniciará a aba de edição do documento. Vá em adicionar o Anexo, cadastre o documento já assinado pela pessoa colaboradora e em seguida clique em "Salvar" 
Pronto! Seu documento está configurado.
Caso você queira vincular ao perfil das pessoas colaboradoras em massa, veja aqui. Além disso, é possível duplicar os documentos em outras unidades caso você tenha mais de uma assinatura ativa na Convenia, veja aqui.
Qualquer dúvida estamos a disposição no chat online :)
Legenda:
- Stock-option¹ (são contratos que fornecem o direito de o colaborador comprar ativos de uma empresa por um preço predeterminado. Eles são físicos ou eletrônicos e garantem que o colaborador terá prioridade na negociação com um valor específico e por determinado período.)