Saiba como fazer o acompanhamento das 1:1’s, realizar o agendamento de novas reuniões, e acompanhar os resultados da sua equipe
Este tutorial tem como intuito fazer uma apresentação geral sobre a área de 1:1, portanto, ele deverá ser o primeiro da sua trilha de conhecimento. Na sequência, entenda mais um pouco sobre como criar templates de 1:1, finalizando com o guia de como fazer uma reunião 1:1 de fato. Para acessar a funcionalidade, basta clicar no menu “Meu Time” > “Performance”
Conhecendo a aba “Próximas Reuniões”
Passo 1: entre na aba “Meu time” > “Performance” > “Próximas Reuniões"
Passo 2: Nesta aba, você terá acesso a algumas informações sobre as reuniões 1:1 já agendadas, em andamento, concluídas ou atrasadas. É nela também que você encontrará informações como a categoria de cada reunião, qual o colaborador, data e horário, podendo utilizar filtros para “status”, “categorias” e “datas”, ou utilizar o cursor de busca livre por nome do colaborador ou categoria da 1:1.
Passo 3: Cada reunião que você visualizar nesta aba será um card, e em cada card haverá a possibilidade, ao final deles, de clicar nos três pontinhos tendo ações diversas, para reuniões:
I) Agendadas: “Iniciar reunião” fará com que abra um modal de instruções pré reunião, e clicando em “entendi”, você conseguirá escolher um template de reunião (falaremos dele mais a frente) e clicar em “Iniciar”, e por fim, isso te levará à tela de documentação oficial da reunião; “Abrir chamada de vídeo” te levará a uma nova janela do Google Meet, onde você poderá iniciar a chamada no momento; “Reagendar” te trará a opção de reagendamento da reunião como o próprio nome sugere; e por fim “Excluir” aquele agendamento.II) Em andamento: “Retomar reunião”, que te levará à tela de documentação daquela reunião; e “Excluir”.
III) Pausada: “Retomar reunião”, que te levará à tela de documentação daquela reunião; “Reagendar” te trará a opção de reagendamento da reunião como o próprio nome sugere; e “Excluir”.
IV) Atrasada: são aquelas em que já passou-se a data de agendamento, tendo a opção de “Reagendar” ou “Excluir”.
V) Concluída: por fim, você poderá “Baixar documentação” da reunião feita, e com isso abrirá uma nova janela com o pdf da documentação da reunião (informações gerais, e perguntas-respostas para cada tema); ou “Excluir” a reunião (excluindo assim todo o registro dela também).
Passo 4: Clique no botão “Templates 1:1”. Você terá a opção de utilizar um template já pronto modelo Convenia, ou criar um novo. Mais detalhes sobre esse tópico você encontrará neste artigo específico sobre como criar templates de reunião.
Passo 5: Para criar uma nova reunião através dessa aba, clique em “Criar nova 1:1” > Preencha com o colaborador escolhido > Categoria da reunião (desempenho, liderança, performance, projetos em andamento, tema livre ou PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) > Data em que essa reunião será realizada > Horário em que essa reunião será realizada* > Escolha a duração da reunião de acordo com as sugestões Convenia > Descreva uma pauta breve para que o colaborador de sua equipe possa se preparar (opcional) > E por fim, clique em “agendar”**.
*Ao escolher a hora, será sugerido o primeiro horário livre entre a sua agenda e a do colaborador, caso ambos utilizem o pacote de serviços Google, neste caso, o google calendar (ferramenta que temos integração).
**Ao agendar uma reunião você visualizará o disclaimer: “As reuniões criadas pela plataforma geram automaticamente convites para vídeo chamada no Google Calendar”.
Conhecendo a aba “Colaboradores”
Passo 6: entre na aba “Meu time” > “Performance” > “Colaboradores”
Passo 7: Nesta aba, você terá a visão dos colaboradores pertencentes a sua equipe, divididos em cards, contendo data da última 1:1, data da próxima 1:1, e uma coluna com “Risco de Turnover”
Risco de Turnover - será preenchido pelo gestor ao final de cada reunião 1:1, podendo ser classificado como “Não há risco de turnover”, “Sim, pela liderança” e “Sim, pelo colaborador”. Falamos mais sobre isso neste tutorial de como realizar uma 1:1.
Passo 8: ao clicar em um colaborador específico, você terá uma visão geral das reuniões 1:1 feitas com a pessoa (tendo acesso às informações para cada uma delas: categoria da reunião, gestor responsável por ter realizado a reunião, data e horário, ações criadas naquela 1:1), e status (os mesmos do passo 3, com as mesmas possibilidades relatadas anteriormente), podendo aplicar filtros (os mesmos relatados no passo 2).
Passo 9: No canto superior direito da tela, você verá dois botões, um de “planos de ação” e outro de “criar nova 1:1”.
I) Planos de ação: um modal de acompanhamento de tarefas que são criadas a partir das 1:1’s. Não é associado a uma reunião específica, ou seja, em qualquer reunião 1:1 iniciada você conseguirá acessar os planos de ação criados. Ao clicar no modal você visualizará as ações “pendentes” e “concluídas”, bem como terá a oportunidade de adicionar planos de ação incluindo o nome da tarefa prática e data de conclusão. Para cada tarefa, você poderá editar o conteúdo apenas clicando no box que estará preenchido, conseguirá redefinir a data de conclusão, excluir a tarefa, e, clicando na seta ao final da tarefa, visualizar quem criou a demanda e quando.Observe aqui que para concluir uma tarefa, basta clicar em “Marcar como concluído”, e na sequência o acionável passará para a aba “concluídos”
II) Criar nova 1:1: te trará duas opções, a primeira, de “Agendar nova reunião” (que seguirá os mesmos passos da etapa 5 aqui já descrita), ou de “Iniciar reunião” que funcionará quando você esquecer de agendar previamente seu 1:1, e estiver iniciando naquele momento, ou quando você já tiver feito e quiser realizar o registro do histórico. Ao clicar em “Iniciar reunião”, o sistema te pedirá a categoria da reunião (vide passo 5), uma data (do “hoje” pra trás, já que agendamentos se encontra na outra opção) > te passará algumas instruções de boas práticas > te pedirá para escolher um template para preenchimento > E por fim, você poderá começar a documentação da reunião.
Passo 10: Por fim, ao visualizar os cards de cada reunião no perfil dos colaboradores, você poderá clicar sobre eles a fim de visualizar a documentação da 1:1. Nela, você encontrará: o risco de turnover definido naquele momento, a avaliação da reunião, os planos de ações que foram criados a partir daquela reunião e o preenchimento do template escolhido pro encontro. Você poderá editar todos os tópicos do template previamente preenchido.
- Através deste artigo você poderá conhecer mais sobre como elaborar seus templates
- Através deste artigo você poderá entender como realizar uma 1:1 com sua equipe
Esperamos que você tenha boas 1:1’s com sua equipe, e qualquer dúvida, nosso time se encontrará à disposição 💜